Secrétaire administratif - tribunal judiciaire aix en provence h/f

INFORMATION ET ORIENTATION :

· accueil des nouveaux arrivants et transmission des documents suivants : préparation d'un dossier dématérialisé contenant tous les documents utiles à leur installation ; charte des temps, charte informatique documents relatifs aux congés, livret d'accueil, organigrammes, frais de déplacement, préparation des PV d'installation

· information des fonctionnaires sur le fonctionnement de la juridiction
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· prise de rendez-vous pour la directrice de greffe

GESTION ET ADMINISTRATION :

· gestion du courrier

· gestion de la boîte structurelle et recrutement

· gestion de l'agenda de la Directrice

· diffusion des notes aux agents (SAR, DSJ, DG)

· mise à jour des organigrammes fonctionnaires du TJ

· établissement en collaboration avec le directeur de greffe des tableaux concernant les effectifs en ETPE, ETPT

· préparation de courriers (réponses aux demandes de stages, aux emplois de vacataires)

· renseignement des tableaux pour les mouvements de grève

· suivi des formations

· paramétrage des badges pour les nouveaux arrivants

· préparation des assemblées générales et commissions restreintes fonctionnaires (convocations, listes d'émargement)

· classement et archivage

RESSOURCES HUMAINES/FORMATION :

· gestion des ressources humaines (CLE : 198 fonctionnaires et contractuels) : suivi des carrières, arrêtés, mutations, congés maladie et mise à jour de LOLFI

· gestion des CET

· gestion et suivi des dossiers retraites

· gestion du logiciel de gestion du temps INCOVAR

· paramétrage informatique des fonctionnaires et vacataires dans les logiciels INCOVAR

· contrôle des heures supplémentaires et astreintes pour mise en paiement

· établissement des dossiers indemnitaires (astreintes, indemnités) des fonctionnaires

· établissement des dossiers indemnitaires assesseurs TPE

· gestion et préparation des dossiers vacataires (enregistrement sur le commun des candidatures et CV, fixation de rendez-vous sur l'agenda de la directrice de greffe pour les entretiens, sollicitation des documents administratifs pour l'établissement des contrats, liens avec le SAR)

· gestion des dossiers des volontaires services civiques (enregistrement sur le commun des candidatures et CV, fixation de rendez-vous sur l'agenda de la directrice de greffe pour les entretiens, sollicitation des documents administratifs pour l'établissement des contrats, liens avec le SAR)