Secrétaire médical h/f

Présentation générale

Le Pôle Solidarités et Famille développe les actions sociales pour accompagner les Vendéens à tous les âges de la vie. L’accompagnement des personnes âgées ou handicapées dans la dignité, la protection des plus vulnérables, notamment les enfants, l’insertion et l’emploi sont des questions quotidiennes auxquelles ce Pôle s’attache à apporter des réponses nouvelles et concrètes.

Composé de trois directions et d’une Maison Vendée Autonomie, ce pôle regroupe plus de 1000 agents et gère un budget de près de 350M€ par an.

En 2019, le Conseil Départemental a décidé de compléter le Pôle Solidarités et Famille d’un dispositif permettant de répondre aux difficultés croissantes d’accès aux soins et aux droits à la santé de la population vendéenne. La Mission Vendée Santé a été ainsi créée, pour porter l’expérimentation du centre de santé départemental multi-sites. Ce dispositif au service des vendéens a pour objectif d’apporter une réponse pragmatique et efficace à leurs besoins et attentes en termes de prise en charge et de suivi médical. Issu d’une réflexion collective, il vise également à soutenir l’offre de soins existante et conforter le temps médical pour éloigner le risque de désertification médicale.

Depuis 2020, la Mission Vendée Santé gère deux Centres Vendée Santé disposant chacun d’une équipe de soins (médecins généralistes et secrétaires médicales).

CDD de 6 mois à pourvoir le 1er janvier 2025

Jury de recrutement le 19/12/2024

Missions

Vous assistez les médecins généralistes sous la hiérarchie du responsable administratif et en lien avec le médecin coordinateur de la Mission Vendée Santé.

Vous leur apportez une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi des dossiers.

L’exercice de ces missions implique :
- des contacts directs et des échanges permanents avec les praticiens exerçant dans les Centres Vendée Santé et avec la cellule administrative et financière de la Mission Vendée Santé,
- des contacts réguliers avec les structures sanitaires et services sociaux et médico-sociaux,
- des relations physiques et téléphoniques avec les patients et les familles.

Vous assurez plus particulièrement les missions suivantes :

l’accueil, l’orientation et le suivi de la patientèle

• L’accueil physique et téléphonique, l’information et l’orientation des patients et des familles.

• La prise de rendez-vous pour des consultations de spécialistes de second recours ou auprès de structures sanitaires, dans le cas où des délais courts s’imposent.
- L’orientation des patients vers les structures sociales et médico-sociales dans le cadre d’une prise en charge globale du patient en situation de fragilité et de précarité.

• La vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance.

• La gestion et la mise à jour des dossiers patients dans le logiciel dédié, le contrôle de leurs droits (ouverture, mise à jour…).

le secrétariat du centre de santé

• La planification de l’activité : gestion des agendas, prise de rendez-vous

• Traitement des courriers, dossiers, documents
- Diffusion de l’information et de la documentation

le suivi d’activité du centre de santé

• La saisie des données liées à l’activité médicale et l’insertion des documents sélectionnés par les praticiens au dossier médical.

• Le suivi des données d’activité pour la mise à jour de base de données et divers outils de suivi de l’activité.
- La participation à l’élaboration du rapport d’activités

Le suivi comptable du centre de santé
- Facturation
- Encaissement
- Tenue de la régie en qualité de régisseur mandataire
- Préparation, transmission quotidienne, suivi et contrôle des flux aux organismes de sécurité sociale et aux mutuelles

la gestion logistique du centre de santé
- Gestion des locaux, des intervenants extérieurs
- Gestion et suivi des commandes de fournitures de bureau, des consommables informatiques, du matériel médical,
- Suivi de l’entretien du véhicule de service mis à disposition des médecins généralistes.

Profil recherché
- BEP Carrières Sanitaires et Sociales à Bac Sanitaire et social
- Formation spécialisée en secrétariat médical appréciée
- Expérience souhaitée sur un poste similaire, notamment dans le domaine de l’accueil du public
- Connaissance des acteurs locaux dans le champ sanitaire et médico-social et le domaine de la prévention
- Connaissances souhaitées des règles d’hygiène et de sécurité
- Connaissance des collectivités territoriales et de leur fonctionnement appréciée
- Parfaite maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) ainsi que des nouvelles technologies de l’information et de la communication (internet, intranet….). Pratique courante des logiciels métiers.
- Intérêt pour le secteur de la santé