Directeur achats et de la gestion de l'environnement de travail h/f

Affectation Et Missions


Rattaché au Secrétariat Général, le / la directeur / directrice organise, pilote et coordonne la Direction des achats de la gestion de l’environnement de travail. Les activités couvrent un spectre classiquement large, allant de la gestion logistique et immobilière des sites, et notamment de la politique de maintenance immobilière, de la gestion des travaux et des aménagements, et de la sécurité des locaux, au suivi du budget de fonctionnement et d’investissement, en passant par la gestion des inventaires et des immobilisations, l’achat et les marchés de fonctionnement et d’investissement (rédaction, exécution), la gestion des déplacements du personnel, la gestion logistique des équipements informatiques (informatique et téléphonique), y compris l’assistance utilisateurs.


Missions de la directrice/du directeur

* Il ou elle organise, pilote, coordonne le soutien logistique auprès des agents de l’agence.
* Il ou elle assure l’encadrement de son équipe, en fixant des objectifs, en développant leur l’activités et assurer un suivi des dossiers.
* Il rend compte de son activité, de celle de sa direction au secrétaire général et au secrétaire général adjoint.
* Il ou elle exerce ses missions dans le cadre des directives données par le secrétaire général.
* Il ou elle coordonne les différentes activités qui relèvent de son champ de compétence pour garantir un bon fonctionnement des 2 structures Kremlin-Bicêtre et Guadeloupe, et site temporaire.
* Il ou elle gère les flux et les stocks de matières et de matériels. Il ou elle assure l'organisation et l'optimisation de la mise à disposition des moyens et des services tout en garantissant le respect des normes et la sécurité des biens et des personnes.
* Il contribue à l’élaboration d’un schéma directeur immobilier et porte la politique Achats « Fonctionnement investissement de l’agence ».
* Il ou elle propose des projets et actions permettant de rendre avec plus d’efficacité et de simplicité les services rendus et attendus par les agents.

Activités

* Gestion immobilière et mobilière (logistique) :
* Assure la gestion des baux et les relations avec les propriétaires et syndics (ou sociétés de gestion);
* Définit et met en œuvre la politique de maintenance immobilière, en lien avec le propriétaire pour ce qui lui incombe ;
* Actualise et fiabilise l’état qualitatif et quantitatif du patrimoine mobilier (véhicules, meubles, équipements…), les états des lieux et inventaires ;
* Etablit un programme d’entretien des locaux et d’affectation des biens ;
* Veille à l’approvisionnement des services et agents, à partir des besoins exprimés et dans le cadre de l’enveloppe budgétaire ;
* Supervise la gestion des travaux : relations avec les entreprises, devis, suivi, rédaction des marchés publics, maintenance, contrôles réglementaires, veiller à la qualité des prestations ;
* Mettre en place une politique de rationalisation des moyens de fonctionnement pour l’ensemble des structures ;
* Anime et suit les questions relatives à la sûreté et la sécurité des bâtiments ;
* Veille à l’utilisation optimales des espaces de travail, et participe à la conduite du changement dans les usages ;
* Conduit les opérations d’aménagement et réaménagement et, le cas échéant, de déménagement.
* Gestion des achats et des marchés publics :
* Mène une réflexion sur la politique d’achat, la politique achat responsable, et la performance achats, propose une stratégie ou schéma directeur ;
* Assure la gestion d’un portefeuille achats et la gestion des achats : devis, commandes, services faits, dans le cadre de sa délégation ;
* Assure la passation des marchés publics relevant de sa compétence, et/ou assure l’adhésion à des marchés interministériels ou à l’UGAP ;
* Assure la gestion des marchés publics, leur exécution (consommations, gestion des litiges, pénalités, …), et veille à leur renouvellement dans les délais, suit les échéanciers ;
* Assure la gestion des fournisseurs ;
* Assure une mission de conseil et d’aide à la décision.
* Budget de fonctionnement et d’investissement :
* Contribue à l’élaboration, pour son centre de coût, du budget de fonctionnement et d’investissement, en proposant un état prévisionnel annuel, actualisé en cours d’année, et documenté (inducteurs de coûts, échanges avec les « dépensiers », etc.), et entretient des liens étroits avec la DFCG qui assure le pilotage et la consolidation du budget de l’établissement ;
* Propose une programmation et rend compte de son exécution, participe à la fin de gestion, en lien avec la DFCG et l’agence comptable ;
* Fiabilise l’exécution budgétaire, notamment sur les dépenses à impact pluri annuel, les dépenses obligatoires, les charges à payer, ou les dépenses dites à enjeux (déplacements, …) ;
* Contribue à la recherche d’économies (moins dépenser, mieux dépenser).
* Gestion Informatique et numérique, informations :
* Contribue, en relation avec le chargé de mission Projets et innovations numériques, à fournir un équipement répondant aux besoins des utilisateurs et au bon fonctionnement des réseaux ;
* Participe à l’optimisation de la gestion du parc informatique et téléphonique ;
* Veille à une assistance de qualité (Qualité de service).
* Autres activités :
* Assure la mise en œuvre du contrôle interne dans les différentes activités de la DAGET, en lien avec le référent contrôle interne de l’APIJ ;
* Contribue à la prévention des risques professionnels dans son secteur d’activité, en lien avec la mission prévention ;
* Missions ponctuelles confiées par le secrétaire général, selon les projets et actions prioritaires et priorisés.
* Contribue à la mise en œuvre et au suivi du plan d’action Sobriété et SPE (service public éco responsable, bas carbone, mobilité), en lien étroit avec le secrétaire général et/ou son représentant.
* Compétences techniques en développement de projets de bâtiments publics ou privés dans les domaines suivants : maîtrise d’ouvrage, maîtrise d’œuvre, AMO, conduite d’opérations, tant de prestations intellectuelles et maîtrise d’œuvre que de travaux de bâtiment,
* Connaissance et pratique des marchés publics,
* Compétences en management indispensables.
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