À propos de nous
L’université Paris 8 Est Un Pôle D’enseignement Et De Recherche Central En Île-de-France Dans Le Domaine Des Humanités.
L’activité s’exerce dans l’une des composantes de l’université (UFR ou Instituts). Ces structures ont vocation à dispenser des enseignements de formations initiale et continue, adossés à des travaux de recherche dans les domaines disciplinaires étudiés.
Mission
Le/la Responsable administratif et financier assure la gestion administrative et financière de la composante. Sous la direction de la Direction de la composante, il/elle assure l’encadrement, l’organisation et la coordination des services administratifs de la composante. Il/elle a un rôle de conseil sur la gestion du personnel et la gestion budgétaire de la composante.
Le (la) responsable assure la coordination de l'ensemble des activités :
1. Préparation des travaux du conseil de la structure
2. Préparation et suivi de l’exécution du budget
3. Participation aux réunions des directeurs de composante de l’université de Paris 8
4. Préparation de la campagne d'emplois des enseignants et des personnels administratifs et techniques.
Il (elle) encadre les agents administratifs et techniques de la composante, assure la liaison avec les instances et les services centraux de l'université et apporte expertise et conseil auprès de la direction.
Activités
* Diriger, organiser et animer administrative et technique
* Contribuer à la mise en œuvre et à l’évolution de la politique de la composante en coordonnant les moyens humains, financiers et techniques mis à disposition dans le respect de la règlementation.
* Organiser et animer la fonction financière de la composante en participant à l’élaboration et au suivi de l’exécution du budget.
* Préparation et participation aux dialogues de gestion.
* Représenter la direction auprès des partenaires internes et externes, et des tutelles.
* Apporter expertise et conseil auprès du directeur et du conseil de composante.
* Préparer les conseils d’UFR (convocation des conseillers et rédaction du compte-rendu).
* Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques.
* Répondre aux enquêtes demandées en externe ou en interne.
* Rendre compte à sa Direction, assurer un reporting de l’activité des fonctions supports sous sa responsabilité.
* Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.
* Mettre en œuvre au sein de la structure, les réformes et les nouveaux outils de gestion administratifs mis en place dans l’université.
* Gérer le personnel titulaire et non titulaire : organiser le temps de travail des agents, élaborer les fiches de poste, mettre à jour l’organigramme.
* Préparer les campagnes d’emploi BIATSS.
* Assurer le recrutement des tuteurs d’accueil, des surveillants d’examen.
* Suivre l’évolution de la règlementation et des techniques du domaine géré.
* Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs.
* Mettre en place des actions de communication à destination des divers personnels de la composante.
* Mettre en œuvre et contrôler l’application des règles et des procédures administratives et de gestion de son domaine.
* Assurer et contrôler la mise en œuvre des règles d’hygiène et de sécurité au travail.
Profil
Diplôme/Expérience
* Diplôme niveau licence minimum (Master apprécié)
* Expérience sur des fonctions similaires appréciée.
Connaissances requises pour le poste
* Connaissance des structures et du fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur.
* Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative, financière et comptable.
* Connaissance générale des principes de la communication.
* Connaissance générale de la gestion des ressources humaines.
* Connaissance approfondie des statuts et des personnels des établissements de l’enseignement supérieur.
* Connaissance des principaux logiciels et applications de gestion.
Compétences professionnelles
* Gérer et animer une équipe, gérer des conflits.
* Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse.
* Planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe.
* Savoir préparer et conduire une réunion.
* Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires.
* Savoir faire preuve d’un esprit de synthèse et d'analyse.
* Savoir travailler en équipe et en autonomie.
* Faire preuve de capacités d'adaptation, d'organisation, de rigueur et méthode.
Référence de l'offre : 7sr6r8z350 #J-18808-Ljbffr
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