Assistant(e) polyvalent(e)/ comptable (f/h) - cdi (h/f)

Dans le cadre d'un renforcement de notre équipe, nous recherchons notre futur(e) Assistant(e) Polyvalent(e).

Poste en CDI à temps plein, basé à Méré (78).

Sous l'autorité directe de la Responsable Administrative et Comptable, vos missions seront variées et couvriront plusieurs domaines essentiels au bon fonctionnement des activités du groupe. Vous interviendrez sur 4 axes principaux :

1. Gestion Administrative et Organisation d'Évènements :

- Accueil et Gestion des Locaux :
Accueil téléphonique et physique des visiteurs,
Réception, distribution et traitement du courrier, des colis, (vérification, signature et tampons),
Gestion de la bonne tenue des locaux,
Suivi des stocks et gestion des commandes de consommables,
Prise en charge des litiges liés au bâtiment (sinistres, dégât des eaux, suivi des expertises, gestion des assurances, ...),
Gestion de l'assurance des locaux et de la Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro).

- Gestion Administrative et Financière quotidienne :
Rédaction de mails, courriers divers (Banques, Assurances, Factures, etc.),
Classement et archivage,
Mise à jour des différents tableaux de trésorerie pour chacune des sociétés (éléments de facturation, encaissements / décaissements, charges fixes et prévisionnelles, éléments de rémunération, etc ...).

- Gestion des événements et relations clients :
Gestion et organisation des cadeaux clients en fin d'année,
Gestion et organisation de la soirée de fin d'année,
Organisation des déplacements professionnels (réservation de restaurants, billets d'avion, voiture de location, chambres d'hôtel, .).

- Gestion des Fournisseurs :
Gestion des contrats : négociation, passation des commandes et suivi du bon déroulement des achats (matériel, logiciels, etc ...),
Suivi et contrôle des livraisons,
Suivi et règlement des factures,
Réclamation des factures manquantes.

2. Facturation et Recouvrement Clients :

- Ariess Consulting :
Vérification des commandes clients avec notre CRM,
Relance hebdomadaire des Chargés d'Affaires concernant l'étalonnement et la prévision de facturation,
Mise à jour des tableaux de suivi de facturation et de recouvrement,
Facturation : vérification de la conformité des factures avant facturation, dépôt des factures sur Chorus ey autres plateformes, suivi des échéances et recouvrement.

- MTBK Activités :
Facturation mensuelle des Management Fees et Prestations de Présidence vers les sociétés du groupe,
Facturation mensuelle liée à l'activité du Coworking (peu de clients en facturation manuelle),
Suivi des échéances et recouvrement.

- SCI Majika :
Émission des quittances de loyers mensuels incluant une prévision des charges,
Calcul de la revalorisation annuelle des charges,
Suivi des échéances et recouvrement.

3. Gestion du Coworking :

- Renseignement des visiteurs et accueil des coworkeurs,
- Gestion de la plateforme de réservation en ligne : vérification quotidienne du planning des réservations et contrôle des paiements,
- Préparation et remise en état des salles à chaque location,
- Gestion des appels téléphoniques et traitement des e-mails,
- Dynamisation de l'activité pour recruter et fidéliser de nouveaux clients,
- Rédaction des contrats de domiciliation et suivi des contrats en cours,
- Contrôle des comptes crédits des coworkeurs.

4. Gestion de la Comptabilité :

- Intégration dans Pennylane des différentes pièces comptables par rapport aux différents logiciels utilisés,
- Vérification et imputation des pièces comptables,
- Vérification et saisie des notes de frais,
- Lettrage des comptes,
- Préparation mensuelle de la TVA pour le Cabinet d'Expert-Comptable,
- Préparation des notes de frais de la Direction,
- Suivi du paiement des cotisations sociales / fiscales (Urssaf, retraite, prévoyance, mutuelle, CIPAV, Aviva Vie, April, TVA, IS, etc ...),
- Connaissance