Adjoint-e au responsable administratif et responsable du pôle financier du lesia (observatoire de paris) h/f

Informations générales

Ouverte aux titulaires et CDI CNRS & fonction publique
Intitulé de l'offre : Adjoint-e au responsable administratif et responsable du pôle financier du LESIA (Observatoire de Paris) H/F
Référence : UMR8109-MOBINT-F58612
Lieu de travail : MEUDON
Institut : INSU - Institut national des sciences de l'univers
Date de publication : lundi 9 septembre 2024
Session : Mobilité au fil de l’eau 2024
Groupe de Fonction : IEG1
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel

Missions

Membre de l'équipe de direction et positionné-e sous la responsabilité hiérarchique du secrétaire général du LESIA, l'adjoint-e du secrétaire général a pour mission principale de le seconder dans l'ensemble des activités du service. Elle/il est également responsable du pôle « Pilotage budgétaire et financier » en création dans la perspective du futur laboratoire.

Activités

- Suppléer son responsable au comité de direction et autres instances
- Mettre en place des outils de pilotage budgétaire et financier (états, tableaux de bord)
- Encadrer et animer le pôle Pilotage budgétaire et financier
- Contrôler l'application des règles et procédures administratives
- Assister et conseiller sa hiérarchie : proposer et élaborer des outils d'aide à la décision ; mettre en place et suivre les indicateurs d'analyse et de gestion du laboratoire
- Représenter le service auprès des partenaires externes et internes dans son domaine, participer à des ateliers, groupes de travail, réseaux, mis en place par nos tutelles
- En interaction avec le secrétaire général, é-tablir et proposer un budget, contrôler sa répartition et optimiser son exécution au cours de l¿année. Contribuer à la préparation des demandes de moyens, faire le suivi et l'analyse des dépenses
- Contrôler les dépenses (pièces justificatives, imputation budgétaire, disponibilité des crédits et de la tré en application du plan de contrôle
- Coordonner les justifications financières des projets (plusieurs ERC, PEPR, H2020, CNES, ESO/ESA,
- Assurer une veille réglementaire, sur les outils et procédures, informer et faire appliquer
- Participer aux audits, contrôles, répondre aux enquêtes, fournir des indicateurs
- Assurer, contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités ; mettre en œuvre une démarche d'amélioration continue des processus administratifs
- Contribuer à la qualité de vie et la sécurité des agents du service
- Organiser le classement et l'archivage de l'ensemble des données

Encadrement et d'animation d'équipe :
- En appui au RA pour l'ensemble du service
- Management direct d'un agent de catégorie B en affectation partielle pilotage/gestion et d'un agent de catégorie B, CDD renfort sur la justification financière des projets
- Management transverse avec le futur pôle de gestion administrative


Compétences

Connaissances (savoir) :
- Connaissance de la réglementation et des procédures juridique, administrative et financière relative aux établissements
- Connaissance des grands principes du droit public et privé
- Connaissance de la conduite de projet
- Connaissance générale des techniques de démarche qualité
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure
- Connaissance de l'organisation de la recherche française, de l'enseignement supérieur et de leurs enjeux
- Connaissance du statut des structures et des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche
- Connaissance des réglementations comptables et fiscales applicables aux établissements publics

Compétences opérationnelles (savoir-faire) :
- Utiliser les outils informatiques et bureautiques de gestion usuels, des notions de GESLAB et de SIFAC seraient un plus
- Hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances, gérer les priorités
- Appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l'administration et de la gestion auprès de différents établissements
-Elaborer des indicateurs et des tableaux de bord ; analyser des résultats

Compétences comportementales (savoir être) :
- Savoir travailler en équipe
- Savoir rendre compte
- Rigueur
- Connaitre et interagir avec son environnement dans le respect de la règlementation et des cadres en vigueur
- Préconiser et conseiller
- Prévenir et gérer les situations sensibles
- Compréhension et expression écrite et orale en anglais serait un plus

Contexte de travail

Les recherches de l'Observatoire de Paris PSL couvrent tous les champs de l'astronomie et l'astrophysique contemporaines. Basé sur 3 sites, Paris (14ème), Meudon (92), Nançay (Cher), son budget annuel est de 40 M€, 800 personnes y travaillent. Il est impliqué sur la transition bas carbone, la parité, la lutte contre les VSS.
Le Laboratoire d'Études Spatiales et d'Instrumentation en Astrophysique (LESIA) a pour vocation la conception, la réalisation d'instrumentation scientifique spatiale et sol, et l'exploitation des observations en résultant. Ses activités sont réparties sur 4 pôles scientifiques : physique stellaire, planétologie, haute résolution angulaire en astrophysique, héliosphère et plasmas astrophysiques.
Le LESIA est un département de l'Observatoire de Paris est une unité mixte de recherche du Centre national de la recherche scientifique (UMR 8109) associé à Sorbonne Université et à l'Université Paris Cité. Il est l'un des plus importants laboratoires de recherche spatiale en France ( / / /LesiaAstro).
En 2025, il fusionnera avec des équipes de 2 autres laboratoires (GEPI et LERMA) pour devenir le LIRA (Laboratoire d'instrumentation et de recherche en astrophysique). Plus de 280 personnes (environ 100 chercheurs, 100 ingénieurs et techniciens et 80 doc/post-docs) y travailleront, son budget annuel sera de l'ordre de 20m€.
Ses locaux sont implantés sur le campus de l'Observatoire de Meudon dans un espace naturel classé Zone Naturelle d'Intérêt Ecologique, Floristique et Faunistique (ZNIEFF) de 50 ha.
L' disposera d'un bureau individuel et aura accès au restaurant sur le site.
Ce poste permet de bénéficier de télétravail dans le cadre de la réglementation en vigueur au CNRS et de formations dans le cadre de la prise de fonction.
Le site est accessible accès par train gare Meudon Bellevue (depuis Paris Montparnasse), RER (station Meudon - Val Fleury) ou voiture (parking).