[49210] Centre Hospitalier de Villefranche de Rouergue
Horaires de travail,
Cycle de 39h00 hebdomadaires, répartis du lundi au vendredi soit 7h48 par jour ; variable en fonction des besoins, avec ouverture de droit à congés de récupérateur de temps de travail (RTT), calculés au prorata du volume d'heures travaillées dans l'année (19 RTT/an pour un agent à temps complet sans arrêt de travail) du lundi au vendredi.
Ni gardes, ni astreintes.
Coordination/responsable des secrétariats médicaux
-Mettre en oeuvre et ajuster les organisations nécessaires au bon fonctionnement des secrétariats médicaux afin de garantir l'atteinte des objectifs fixés.
-Le coordonnateur définit et évalue le travail et les tâches qui relèvent de chaque secrétaire médicale compte tenu de leur affectation ;
-Fixer les objectifs à l'équipe, élaborer le programme de travail et en assurer la coordination afin d'optimiser l'efficacité et la qualité du travail ;
-Assurer la diffusion aux secrétaires médicales de toutes les informations indispensables au fonctionnement du secrétariat médical ;
-Organiser l'arrivée des nouveaux agents, de stagiaires ;
-Gérer quotidiennement les équipes ;
-Gérer les effectifs (gestion des candidatures, entretiens de recrutement, suivi des effectifs) ;
-Organiser le planning compte tenu des droits à congés, formation et autres absences de telles sorte que les tâches définies soient réalisées dans le temps imparti ;
-Assurer le recrutement et la gestion des mobilités des secrétaires médicales ;
-Évaluation annuelle des agents (recueil des besoins en formation des personnels des secrétariats.
-Participer aux audits, enquêtes, EPP (Evaluation Pratiques Professionnelles), CREX (Comité Retour Expérience), RMM (Revue Mortalité Morbidité) et différents traceurs, s'impliquer dans la gestion des risques ;
-Appliquer les procédures et protocoles institutionnels ;
-Signaler spontanément et sans délai, tout évènement indésirable, non-conformité pouvant nuire à la qualité ou sécurité des soins ;
-S'investir dans la préparation de la certification HAS et participer à la certification HAS ;
-S'assurer de la formalisation et de la diffusion aux usagers des plages de consultations publiques et privées ;
-Assurer la gestion des demandes d'accès aux dossiers médicaux des patients.
Gestion de projet
-Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d'activité. Proposer les organisations cibles ;
-Contrôler et suivre la qualité des prestations, dans son domaine d'activité ;
-Participer à la formation des personnes aux techniques et procédures de son domaine et à leur application
-Organiser le suivi opérationnel des activités/projets, coordination avec les interlocuteurs internes et externes ;
-Réaliser des audits organisationnels des secrétariats médicaux et proposer des actions d'amélioration ;
-Contribuer à toutes les réflexions, démarches et groupes de travail pour la bonne mise en oeuvre des organisations des secrétariats médicaux.
Description du profil recherché:
Prérequis :
- Connaissance approfondie en secrétariat médical ;
- Techniques du secrétariat et utilisation des outils bureautiques.
Connaissances :
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement institutionnel et de la Fonction Publique Hospitalière ;
- Connaissance de la législation hospitalière et de la gouvernance médicale, dans son domaine d'activité ;
- Bureautique et techniques de secrétariat médical ;
- Gestion des ressources humaines.
- Savoir- faire :
- Conduite de projets ;
- Techniques de communication et de négociation ;
- Méthode et démarche Qualité ;
- Techniques d'animation d'équipe, savoir fédérer ;
- Management transversal ;
- Capacité de rédaction et de synthèse ;
- Élaborer et analyser des outils de pilotage ;
Qualités professionnelles :
- Loyauté ;
- Respect du secret professionnel ;
- Discrétion professionnelle ;
- Rigueur et efficacité ;
- Respect des règles institutionnelles ;
- Qualité d'écoute et de discernement ;
- Qualités relationnelles ;
- Sens du travail en équipe, capacité à déléguer et à mobiliser ;
- Capacité à faire du lien et à faire du « reporting » ;
- Savoir assumer des responsabilités, arbitrer, se positionner ;
- Expression écrite et orale aisée ;
- Qualité du contact humain ;
- Impartialité et équitable.
Horaires : Horaires normaux
Période de la journée : Jour
Experience: Expérience exigée
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