Gestionnaire administrative du pôle des doctorantes et des doctorants h/f

Métier

Pilotage - Aide administratif (Pilotage)


Intitulé du poste

Gestionnaire administrative du Pôle des Doctorantes et des Doctorants H/F


Missions/Activités

L'Institut Pasteur contribue à l'histoire de la science depuis plus de 130 ans. La mission de la Gestionnaire administrative du Pôle des Doctorantes et des Doctorants (Pôle Doct.) consiste à apporter un support administratif afin d'assurer les missions respectives dans les meilleures conditions et dans le respect des délais impartis.

1. Support administratif du Pôle Doct :
o Gestion de l'agenda du Responsable du Pôle Doct.
o Superviser les finances globales du Pôle Doct.
o Organiser l'agenda et rédaction des comptes-rendus des réunions du Pôle Doct.
o Accueillir et accompagner les doctorant.e.s lors de leur arrivée sur le campus.
o Veiller à la complétude des données sur la plateforme « My Tutorat Pasteur ».
o Gérer les remboursements des frais universitaires des doctorant.e.s.
o Contribuer à l'organisation d'événements et de formations du Pôle Doct.
2. Support administratif aux Écoles Doctorales partenaires :
o Participer à l'organisation des Jurys de thèse pour l'ED BioSPC.
o Participer à la refonte des Comités de Suivi individuels pour l'ED BioSPC.
o Gérer les affiliations et les inscriptions IP auprès des Écoles Doctorales.
o Annoncer l'ouverture des concours doctoraux aux chercheurs du campus.
o Suivre les inscriptions universitaires des doctorant.e.s de l'IP.
o Participer à la gestion des appels d'offre et aux actions communes avec les Écoles Doctorales partenaires.
o Assurer un appui administratif pour l'accès des doctorant.e.s aux formations.
3. Support administratif du Tutorat :
o Organiser la logistique des webinaires, réunions et communications du Tutorat de l'IP.
o Suivre et relancer les rapports des doctorant.e.s et tuteur.rice.s sur « My Tutorat Pasteur ».
o Transmettre au Secrétariat Général Scientifique les informations sur les bourses de soudure.
o Assurer la communication interne sur le Tutorat.
4. Communication du Pôle Doct :
o Mettre en valeur les actions du Pôle Doct en interne et en externe.
o Contribuer à la création, la mise à jour et la diffusion des supports de communication.


Profil

1. Compétences opérationnelles :
o Excellente organisation et gestion de tâches multiples.
o Suivi rigoureux des dossiers et de leur archivage.
o Travail en équipe et interactions harmonieuses.
o Autonomie dans la gestion de certaines activités.
o Maîtrise des outils bureautiques.
o Compétences en gestion de bases de données.
o Anglais niveau C1/C2.
2. Compétences relationnelles et comportementales :
o Sens de l'initiative et autonomie.
o Organisation et gestion de la charge de travail.
o Rigueur, précision et capacité d'analyse.
o Compétences relationnelles et de communication.
o Respect des règles et capacité d'adaptation.
o Aptitude à maintenir des relations professionnelles harmonieuses.
o Recherche d'informations et écoute active.
o Adaptabilité à un environnement de recherche.


Conditions et environnement de travail

* Politique de congés très favorable (32 CP après intégration).
* Possibilité de télétravail.
* Forfait mobilité douce ou remboursement de 75% des titres de transport.
* Cantine d'entreprise, restaurants, cafétérias.
* Mutuelle familiale et service de santé pour les collaborateurs.
* Salles de sports et activités culturelles/sportives sur le campus.
* Engagements RSE forts.
* Environnement multiculturel.


Type de contrat

Contrat à durée indéterminée


Temps de travail

Temps plein


Travail le we

Non


Astreintes

Non


Déplacements

France


Critères candidat


Niveau d'années d'expérience souhaitée

6 à 10 ans


Niveau d'étude souhaité

Bac + 2


Diplôme souhaité

Bac+2


Certification ou habilitation requise

Aucune


Compétences linguistiques

Anglais (C1 - Maîtrise)


Localisation du poste

France, Paris


Lieu

75015


Poste à pourvoir le

01/04/2025

#J-18808-Ljbffr