Un.e secrétaire pédagogique masters itic (h/f)

L'Université Paul-Valéry Montpellier 3 (UPVM3) est une université des Humanités : Lettres, Langues, Arts, Sciences Humaines et Sociales. Plus de 22 000 étudiants sont inscrits de la licence au doctorat et 240 diplômes en lien avec les besoins socio-économiques y sont préparés.

Le poste est situé au sein de l'Institut des Technosciences de l'Information et de la Communication. Service de proximité, l'iTIC, regroupe les départements d'Information Communication, d'Information Documentation et des Sciences du langage. L'institut accueille environ 2600 étudiants sur le site de Montpellier et de Béziers, en présentiel et en enseignement à distance. Le ou la Gestionnaire scolarité MASTERS travaille en équipe dans le cadre organisé par la direction de l'institut, sous la responsabilité de la responsable scolarité de l'ITIC et en étroite collaboration avec l'équipe enseignante.
Missions

- Assurer la gestion de la scolarité dans le respect des techniques, des règles et des procédures définies par l'établissement.

- Seconder la responsable scolarité sur les activités liées aux Masters

Activités :

- Accueillir et informer les étudiants sur le cursus et les programmes de formation de l'institut ;

- Organiser l'année universitaire en collaboration avec les responsables de parcours et de diplômes ;

- Assurer le suivi pédagogique : organisation, coordination et contrôle de la gestion pédagogique des étudiants (saisie des validations d'acquis et contrôle des inscriptions pédagogiques, saisie des notes pour les étudiants en présentiel et à distance, gestion des réclamations, gestion des conventions de stage) ;

- Participer activement aux jurys de diplômes : préparation et saisie des décisions ;

- Aider à la construction des calendriers d'examens et à l'organisation des examens en présentiel et à distance (entrée en salle/émargement/surveillance) ;

- Participer au Conseil de perfectionnement ;

- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe sur plusieurs vecteurs de communication ;

- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion de la scolarité ;

- Travailler en équipe : assurer l'accueil des étudiants de l'ITIC dans le cadre d'un accueil commun ;

- Répondre aux demandes d'organisation collective du travail proposée par la responsable scolarité.
Compétences
CONNAISSANCES ET SAVOIRS

Connaissance de la règlementation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur en général et des universités en particulier
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et du fonctionnement pédagogique d'une composante
Notion de service public
Culture internet

SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS

Savoir travailler en équipe
Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, bases de données) et les technologies de l'information et de la communication (Internet, messagerie électronique.)
Savoir rechercher l'information, la vérifier et la classer
Savoir planifier son activité, hiérarchiser les priorités et s'adapter aux contraintes du calendrier universitaire
Savoir gérer les conflits, les réclamations

Experience: Débutant accepté

Compétences: Expliquer et faire respecter les règles et procédures

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.