Agent d'accueil social

Placé sous la responsabilité de la Directrice du CCAS, l’agent a pour mission d'accueillir, de conseiller et d'orienter les différents publics.

Principales activités :

Accueillir du public :
- Accueillir, renseigner et orienter le public ;
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ;
- Renseigner sur l’organisation des services du Centre Communal d’Action Sociale et

de la commune ;
- Identifier la nature et le degré d’urgence de la demande ;
- Accompagner et orienter les visiteurs ;
- Prendre et transmettre les messages aux différents agents du service ;
- Se former et s’informer auprès des partenaires institutionnels, professionnels et

sociaux ;
- Enregistrer les informations sur le logiciel « Millésime » ;
- Réaliser le suivi statistique mensuel et un bilan annuel de l’activité ;

Faire vivre le point d’accueil :
- Animer et organiser l’espace accueil et d’informations ;
- Exercer une veille documentaire.

Gérer le courrier arrivé et départ (postal et électronique) :
- Enregistrer et scanner le courrier à son arrivée ;
- Assurer la diffusion du courrier auprès de la Directrice et après validation et le

répartir dans le service ;
- Courrier électronique : trier et diffuser les courriers électroniques au bon

interlocuteur, les enregistrer ;
- Assurer la bonne gestion du planning des envois du courrier ;
- Mettre sous pli, affranchir et déposer les courriers à la Poste ;
- Diffuser les informations par voie d’affichage ou remettre la documentation aux

agents du service.

Gérer les domiciliations :
- Enregistrer les courriers des domiciliés ;
- Transmettre les correspondances aux administrés contre signature ;
- Assurer la conservation tout en veillant à préserver le secret de la correspondance ;
- Etablir un suivi statistique et des situations en binôme avec la référente RSA.

Gérer les planigrammes :
- Assurer le suivi et la mise à jour des tableaux de bord (réunions, réservations de

salles…);

Gérer les demandes de Logements sociaux :
- Renseigner, transmettre la liste des pièces à fournir pour l’instruction de la

demande à l’administré ;
- Organiser, assurer le suivi et la mise à jour des tableaux de bord pour les

permanences logements ;
- Enregistrer, assurer le suivi et mise à jour de la demande de logement social des

usagers après réception du Cerfa de la demande et de l’attestation ;
- Etablir un suivi des statistiques.

Gérer les doléances :
- Noter les réclamations en récoltant les informations requises,
- Transmettre au service compétent la réclamation pour traitement après

validation de la Directrice;
- Assurer le suivi des réclamations : relancer les services si nécessaire.

Activités occasionnelles ou spécifiques :

A titre exceptionnel et dans le cadre de la continuité de service, l’agent peut être amené à effectuer d’autres missions.

Contraintes particulières du poste :

Travail sur écran (en continu ou discontinu) ;

Déplacements possibles sur le territoire ;

Horaires réguliers avec amplitude variable selon les besoins du service public ;

Dans certains contextes, risques d’incivilités et de violences dans la relation aux personnes.

Qualités requises (savoir-faire/savoir-être) :
- Connaissance de l’environnement institutionnel et local ;
- Bonne connaissance des procédures administratives dans le domaine du social ;
- Maîtrise des techniques d’accueil du public ;
- Bonne maîtrise des outils informatiques, numériques et logiciel « Millésime ».
- Capacité relationnelle, empathie, écoute active, disponibilité et capacité d’adaptation ;
- Savoir écouter, reformuler une demande ;
- Savoir accueillir et réagir face aux situations complexes ;
- Savoir poser les bonnes questions pour pouvoir répondre aux besoins ;
- Savoir chercher l’information et la mettre en application ;
- Assiduité au travail (ponctualité, motivation, implication…) ;
- Faire preuve de rigueur, d’adaptabilité, de discrétion et de respect de la confidentialité ;
- Respect de l’organisation du travail, des consignes, délais et échéances ;
- Savoir prendre des initiatives et se fixer des priorités ;
- Autonomie dans l’organisation du travail mais savoir se référer à l’autorité ;
- Capacité de travail en équipe ;
- Qualités rédactionnelles.