Secrétaire médical / médicale (h/f)

Nom du cabinet : Cabinet dentaire I2P.
Localisation : 4 rue Jules Maillard de la Gournerie 35000 Rennes.
Taille de l'équipe : 6 personnes à l'ouverture.
Spécialités : chirurgie orale, implantologie et parodontologie.

A PROPOS DU CABINET :
Premier contact pour nos patients et correspondants : son rôle est essentiel dans l'organisation du cabinet.
L'accueil des patients se fera de façon personnalisée par une équipe dédiée et centrée sur des soins de qualité.

MISSIONS PRINCIPALES :
En tant que secrétaire médicale du cabinet, vous assurerez un rôle central dans la gestion des patients et l'organisation administrative du cabinet. Ce poste est essentiel au bon fonctionnement du cabinet.

RESPONSABILITES :
Relation avec les patients :
- Accueil physique et téléphonique des patients dans le respect des règles de confidentialité des patients.
- Renseignements patients de 1er niveau.
- Gestion des rendez-vous et des rendez-vous d'urgence (logiciel LOGOS).
- Gestion des rappels et confirmation des rendez-vous.
- Enregistrement des patients selon le protocole défini (vérification des données et des informations).
- Suivi administratif de l'accueil au départ des patients.
- Impression et / ou envoi des devis.

Sécurité des biens et des fonds :
- Gestion des encaissements et des mouvements de trésorerie (cartes bancaires, chèques, espèces), facturation et relance des impayés dans le respect des procédures de sécurité en vigueur.

Gestion administrative du cabinet :
- Gestion et dispatch des mails entrants et sortants.
- Gestion des mails et des communications avec les correspondants.
- Classement, numérisation, gestion des fournitures de bureau, maintien d'un espace de travail et zone d'accueil propre et rangée.
- Assurer la complétude des dossiers.

Relation avec les correspondants :
- Coordination avec les secrétariats / les assistantes des correspondants.

Organisation interne :
- Assurer l'organisation administrative et l'application des protocoles pour garantir une expérience optimale aux patients et une organisation fluide au sein de l'équipe.

PROFIL RECHERCHE :

Formation et qualifications :
- Diplôme de secrétaire médicale ou équivalent.
- Une expérience d'au moins 5 ans dans un poste similaire, idéalement en cabinet médical ou dentaire.

Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et du logiciel métier LOGOS.
- Compétence en gestion de la facturation et des paiements.
- Excellente maîtrise des outils de communication digitale (mails, Dropbox, standard téléphonique).
- Excellente qualité d'expression écrite et orale.

Compétences personnelles :
- Sens relationnel : Premier interlocuteur du patient, votre disponibilité et écoute facilitera la mise en confiance dans la relation de soin. L'aptitude au discernement et au sens des priorités sont essentielles pour contribuer à l'efficacité de ce poste.
- Rigueur et organisation : Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique.
- Discrétion : Respect absolu du secret professionnel et médical.
- Autonomie et proactivité : Capacité à conjuguer travail de manière indépendante tout en répondant aux sollicitations diverses et faculté d'anticipation des besoins du cabinet.
- Esprit d'équipe : Travail étroit et collaboratif avec l'équipe du cabinet dès le démarrage du projet.

Experience: 5 An(s)

Compétences: Accueillir, orienter et renseigner un patient,Actualiser le dossier médical du patient,Renseigner des documents médico-administratifs,Identifier la demande du patient et rechercher les informations complémentaires dans le dossier médical

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Pratique dentaire

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.