Assistante technique administration - h/f

BTP CFA OCCITANIE est une association loi 1901 à gouvernance paritaire qui a pour mission de former des salariés en alternance (apprentis et salariés de la formation continue) du CAP au BTS dans tous les métiers du BTP. Notre organisme de formation est composé de 5 CFA basés sur les sites de Montpellier, Perpignan, Mejannes-les-Alès, Lezignan et Toulouse (et son annexe de Muret). Le siège de l?association est situé à Montpellier. Nous sommes 300 collaborateurs et nous formons environ 3600 apprentis sur la région Occitanie. Assistant(e) Technique Administration Prise de poste en CDD: dès que possible 12 mois Assistant/ Assistante technique Spécialité : Administration POSTE OCCUPE EN CFA Position dans la structure : Sous l?autorité du Directeur du CFA 1- Domaine Activité : Organisation, Gestion et circulation de l?information Met à disposition des collaborateurs de la structure les documents administratifs autorisés. En relation avec l'ensemble des collaborateurs de la structure et les personnes extérieures, répond à leurs demandes d'informations, et, le cas échéant, les oriente vers les personnes qualifiées pour répondre à des demandes complexes. Rédige et met en forme tout type de courrier, note, tableau, présentation. Effectue et organise le classement. Vérifie la réalisation des actions à mener, effectue les relances nécessaires. Organise et participe à la gestion logistique des événements et réunions organisés au sein de l?établissement. Assure la préparation des réunions internes et le secrétariat y afférent : Prépare l?ordre du jour et les dossiers, conçoit des supports visuels, rédige les comptes rendus. Suit, le cas échéant, l?agenda de son responsable hiérarchique, gère ses prises de rendez-vous et organise ses déplacements. Finalité : Assurer la circulation de l?information, la gestion du courrier et des dossiers, ainsi que la documentation 2-Domaine Activité : Organisation administrative et logistique Assure la circulation du courrier : distribution en interne, affranchissements? Gère le courrier de son responsable hiérarchique et assure un suivi du traitement des courriers nécessitant une réponse. Assure l'accueil physique et/ou téléphonique de la structure. Participe à la rédaction des procédures administratives et logistiques et contribue à leur mise en ?uvre et respect. Assure la gestion administrative des formations continues. Participe au suivi des conventions, contrats d?apprentissage, prestations et subventions. Assure les commandes et la mise à disposition des petits équipements et fournitures de bureau dans le respect des budgets et procédures en vigueur. Participe à un ou plusieurs processus liés à l?activité de sa structure : organisation, traitement, coordination, suivi et contrôle, production de notes d'information ou études chiffrées. Élabore des tableaux de bord de suivi, des échéanciers, des états statistiques. Finalité : Contribuer au respect des règles et procédures administratives et à l'adaptation des moyens. 3-Domaine Activité : Information et communication externe / Développement et promotion Contribue aux actions d?information et de communication de l?Association Participe au développement des bonnes pratiques et à leur mutualisation au niveau régional et au sein du réseau BTP CFA Contribue à toute action de développement et de promotion. Finalité : Assurer le rayonnement de l'apprentissage, des métiers et de la structure au sein de son environnement. Rémunération et avantages - Rémunération mensuelle brute entre 1900 et 1990 euros selon l'expérience Rémunération sur 12,8 mois 6 semaines de congés payés - Transport en commun pris en charge à 75% par l'employeur - Mutuelle d'entreprise prise en charge à 75% par l'employeur - Epargne salariale Pré requis - Être titulaire d'un diplôme de niveau 4 exigé (niveau 5 souhaité) - Expérience d?au moins 2 ans dans la fonction, notamment en PME - Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels professionnels - Polyvalence - Excellentes capacités de communication et de dialogue ? empathie - Rigueur, discrétion - Qualités relationnelles et rédactionnelles - Autonomie et capacité à anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier et à gérer les priorités et imprévus
Source : PMEjob.fr.