Gestionnaire service médical h/f

Missions principales

: Assurer le secrétariat du service de médecine de prévention dans le respect du secret médical

Activités :
- Gérer les agendas du médecin et de l'infirmière
- Planifier les différents types de visite pour les agents des unités des implantations de Jouy et Antony, ainsi que les unités de Bobigny, Maisons Alfort et Gif sur Yvette.
- Rédiger et transmettre les convocations, transmettre les fiches de visite,
- Renseigner la base Access après chaque visite
- Archiver les dossiers des agents sortants
- Répondre aux demandes des agents (analyser la demande et orienter vers le médecin ou l'infirmière)
- Gérer le transfert des dossiers médicaux
- Veiller au réapprovisionnement des fournitures de bureau du service,
- Accompagner le médecin et l'infirmière dans l'organisation des campagnes de vaccination (GRIPPE et COVID 19)
- Participer aux opérations de prévention organisées par le centre (mois sans tabac, Dry January, accueil des nouveaux arrivants)
- Gérer le budget de la médecine de prévention (gestion des factures et des commandes d'achat (achat de fournitures médicales et de petits matériels) / gestion des factures Accident de service et visites médicales auprès des médecins agréés), saisie dans S2I Finances, création des commandes d'achat, alimentation du suivi du budget dans tableau Excel.
- Gestion des frais de mission de l'infirmière
- Pratique des tests visuels et tests urinaires après formation par l'infirmière

Relations internes et externes :
-
- Agents du pôle Ressources humaines, agents du centre, secrétaires d'unité,
- Laboratoires d'analyses médicales, pharmacie de ville et fournisseurs de matériel médical
- En cas d'urgence : médecins généralistes ou spécialistes, pompiers, SAMU et hôpitaux

Des déplacements mensuels sont organisés sur l'implantation d'Antony compte tenu de la bi-localisation des services.

Formations et compétences recherchées

BAC

Formation ou expérience :
- Baccalauréat / Bac Pro / BTS
- Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative, gestion RH

Une expérience dans le domaine du secrétariat médical serait un plus.

Compétences :
- Connaitre les outils bureautiques : Word, Excel, access
- Bases législatives et réglementaires de la santé au travail (statut particulier des fonctionnaires)

Pour information, le service utilise le logiciel S2I, Peoplesoft (SIFAC en 2025), pour lesquels une prise en main sera nécessaire

Aptitudes :
- Respect de l'obligation de confidentialité des données traitées
- Discrétion
- Rigueur et sens de l'organisation
- Travail en équipe
- Capacité d'écoute et de communication
- Capacité à gérer plusieurs tâches en même temps
- Sens du contact
- Réactivité, Capacité d'adaptation
- Respect des échéances
- Autonomie

Votre qualité de vie à INRAE

En rejoignant INRAE, vous bénéficiez (selon le type de contrat et sa durée) :
- Jusqu'à 30 jours de congés + 15 RTT par an (pour un temps plein)
- D'un soutien à la parentalité : CESU garde d'enfants, prestations pour les loisirs ;
- De dispositifs de développement des compétences : formation, conseil en orientation professionnelle ;
- D'un accompagnement social : conseil et écoute, aides et prêts sociaux ;
- De prestations vacances et loisirs : chèque-vacances, hébergements à tarif préférentiel ;
- D'activités sportives et culturelles ;
- D'une restauration collective.

Modalités pour postuler

J'envoie mon CV et ma lettre de motivation Publiée le 30/05/2024