Détails de l'offre
Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l'emploi du. de la secrétaire géné à pourvoir au pôle égalité éducation citoyenneté. Référence du poste n°4206. Missions / conditions d'exercice Fonctions :
Au secrétariat général, vous exercerez des missions de coordination, d’assistante RH et d’assistante administrative.
Missions générales :
Vous coordonnerez les activités transversales au pôle, notamment en effectuant la communication (dont la page Intranet), le respect et le suivi des échéances, en organisant les réunions régulières. Vous contribuerez à la cohérence des procédures transversales mises en œuvre au sein du pôle.
Vous interviendrez à différents niveaux dans les procédures RH : notamment le recrutement, où vous publierez les annonces, organiserez les entretiens et les tests; mais aussi formations, accueils de stages, et questions diverses des services…
Vous effectuez un travail de suivi et d’anticipations de toutes les échéances RH, et pourrez restituer des synthèses de ces activités.
Enfin, vous effectuerez des missions d’assistante administrative : notamment, vous serez responsable de l’agenda de la secrétaire générale, vous assurerez l’accueil téléphonique du service, la gestion du courrier, la mise en forme de documents (notes, courriers…).
Vous assurerez le suivi des commandes d’abonnements, ouvrages, consommables… Vous organiserez le tri, le classement et l'archivage des documents de la direction.
Missions spécifiques :
Par ailleurs, vous assurerez la suppléance de l’assistante de la directrice générale du pôle et l’assistante de la direction enfance famille lors des absences ou selon le plan de charge (congés à coordonner). Profils recherchés Recrutement sous conditions statutaires ou éventuellement contractuel 1 an.
Connaissances :
Vous utilisez couramment les outils bureautiques du pack office, dont Visio idéalement.
Vous avez surtout une capacité à vous approprier des logiciels métiers spécifiques (Nuage, Post-Office, Délib 35, GFD, Neeva).
Une connaissance du fonctionnement du Département, comme du statut de la fonction publique et des ressources humaines dans leur ensemble seraient un plus sur ce poste, mais pourra aussi être acquise sur place.
Aptitudes requises :
Vous avez de bonnes qualités relationnelles, la volonté de travailler en équipe, tout en étant de la confidentialité.
Vous avez un grand sens de l’organisation et de la gestion des priorités.
Expériences :
Expérience souhaitée dans un domaine d’activité similaire.
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