Formateur.trice secrétaire assistant.e h/f

Le centre AFPA du Mans recherche un Formateur Secrétaire assistant h/f qui sera aussi amené.e à intervenir sur le titre Assistant commercial (ACOM).

Placé sous la responsabilité de son hiérarchique, le formateur :

Met en œuvre une pédagogie adaptée visant la professionnalisation et la qualification pour favoriser l’accès à l’emploi des bénéficiaires, et/ou leur adaptation aux évolutions de la profession en s’inscrivant dans une démarche de responsabilité sociale et professionnelle.

A ce titre, il :

1. Anime des séances d’apprentissage,
2. Conduit en autonomie des formations,
3. Met en œuvre les prestations relevant de l’offre de services de certification des compétences acquises,
4. Assure le bon fonctionnement du plateau technique sur lequel il évolue,
5. S’inscrit dans un collectif de travail impliquant l’ensemble des acteurs concernés par l’accompagnement des bénéficiaires dans leurs projets d’acquisition de compétences, de qualification, d’insertion professionnelle et d’accès à l’emploi,
6. Présente l’offre de services de l’AFPA aux entreprises avec lesquelles il est en relation, concourt à la détection des besoins clients et les signale à la fonction développement,
7. Réalise le suivi des stagiaires dans son cadre de responsabilité et participe à l’approvisionnement logistique de son unité de production en exprimant ses besoins,
8. Respecte le cadre économique des actions dans lesquelles il intervient, sans préjudice sur la qualité, en tenant compte des impératifs liés à la gestion des moyens.

Activités principales

• Animation et mise en œuvre et/ou conduite de prestations de formation, de certification et d’ingénierie.

L’activité de formation est au centre du métier de formateur et en constitue l’activité principale quel que soit le niveau d’exercice : formation, préparation, accompagnement, suivi, évaluation, certification. Elle est constituée de temps de face à face et d’autres modalités pédagogiques telle la formation à distance et comporte une série d’activités qui participent de la mission de formation : ingénierie pédagogique et de formation, participation au recrutement, positionnement…

• Participation à l’optimisation des dispositifs de formation, de certification et d’accompagnement des parcours.

Le formateur assure une veille technique et pédagogique de son métier et de son champ professionnel, repère les éléments innovants et participe à leur analyse et à leur déclinaison dans sa pratique professionnelle.

Il contribue à l’évaluation, à l’optimisation et à l’efficience du dispositif de formation et l’accompagnement des parcours.

Champs professionnels et rôle du formateur

Le formateur exerce ces activités sur un (ou des) champ(s) professionnel(s) pour le(s)quel(s) ses compétences métiers sont reconnues et mobilisables. Le champ professionnel est un ensemble de métiers fondé sur une proximité de compétences mises en œuvre et une unicité de culture professionnelle.

Selon les différents groupes de stagiaires, le formateur peut être à la fois sur un même champ professionnel :

9. Intervenant (animation de séances de formation),
10. Référent (Intervenant principal et interlocuteur des stagiaires, il s’assure de la cohérence du parcours, du processus de formation et du processus de certification).

Le Formateur, exerce dans un cadre prédéfini.

Il anime, met en œuvre et/ou conduit des prestations de formation et de certification en :

11. utilisant et organisant les ressources pédagogiques qui lui sont fournies ou indiquées et qu’il peut adapter,
12. utilisant les stratégies pédagogiques et/ou les procédures qui lui sont indiquées,
13. mettant en oeuvre des scénarios pédagogiques diversifiés centrés sur l’apprenant et adaptés aux situations (publics, organisations…).

Accompagne les parcours de professionnalisation et les apprentissages.

Réalise l’évaluation des apprentissages et contribue à l’évaluation de l’action de formation.

Contribue à l’optimisation du dispositif de formation aux plans qualitatif, quantitatif et économique.

Participe à la veille technique et pédagogique de son métier et de son champ professionnel à son niveau d’expérience en repérant les éléments innovants et en les intégrant dans sa pratique professionnelle.

Respecte les critères du développement, de l’optimisation économique des prestations de formation et de certification qu’il assure.

Respecte les critères de l’optimisation qualitative des prestations qu’il assure.

Inscrit son action dans un collectif existant et établit les coopérations nécessaires.

Réalise le suivi des stagiaires qui lui sont confiés dans son cadre de responsabilité, notamment en ce qui concerne leurs états de présence.

Présente l’offre de services de l’AFPA aux clients avec lesquels il est en relation.

Signale les besoins exprimés par ses clients à la fonction développement.

Par son réseau d’entreprises, il contribue au développement de l’AFPA.

Participe à l’approvisionnement logistique de son unité de production en exprimant ses besoins.

Possède les habilitations requises et veille au respect des règles d’hygiène et sécurité.

Inscrit son action dans une démarche de responsabilité sociale et professionnelle et veille au respect des règles de non-discrimination.



Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités :

14. Produire des documents professionnels courants
15. Communiquer des informations par écrit
16. Assurer la traçabilité et la conservation des informations
17. Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
18. Planifier et organiser les activités de l'équipe

Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines :

19. Assurer l'administration des achats et des ventes
20. Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes
21. Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale
22. Assurer le suivi administratif courant du personnel


Compétences transversales :

23. Appliquer les consignes et suivre les procédures en vigueur dans la structure
24. Situer sa fonction au sein de l’organisation, s’adapter à son environnement et aux divers interlocuteurs
25. Organiser son travail en fonction de la production demandée
26. Organiser son environnement de travail et ses activités
27. Assurer une veille technologique et s’adapter aux évolutions des outils bureautiques et de communication
28. S’adapter à des situations et des interlocuteurs variés
29. Contrôler la conformité des productions comptables

Connaissances Tous métiers de secrétariat :

30. Organisation d’une entreprise (dans son environnement économique national, régional, local ; ses finalités, ses fonctions et leurs interrelations)
31. Communication professionnelle, écrite et orale
32. Méthodes de travail
33. Conception et modification de procédures
34. Procédures administratives Achats et Ventes et documents commerciaux
35. Règles et usages concernant les principaux contrats (vente, transport et travail)
36. Veille technique et recherche documentaire
37. Outils bureautiques et TIC
38. Logiciel de gestion commerciale

Conditions d’exercice :

Le formateur exerce son métier, en fonction des besoins diversifiés de l’AFPA, sur son lieu de rattachement géographique, à l’extérieur de celui-ci, en entreprise et sur d’autres sites de formation.


Exigences :

39. Maîtrise de l’orthographe et de la grammaire française.
40. Maîtrise de la bureautique.
41. Maîtrise des outils collaboratifs.

Titre(s) / diplôme(s) requis ou équivalence :

Formation par assimilation par expérience professionnelle, de niveau supérieur au(x) produit(s) pour le(s)quel(s) il ou elle est recruté.

Niveau III en assistante de direction ou dans une spécialité du métier.

ou

Niveau IV dans la spécialité du métier ou assimilation au niveau III par expérience professionnelle.


Expérience exigée : 5 ans minimum d’expérience professionnelle à un poste de secrétaire confirmée dans la spécialité du métier ou dans une organisation de production de biens ou de service dont 3 ans en tant que collaboratrice de direction.

Concernant les candidats internes : L’expérience professionnelle à l’AFPA sera prise en compte, dès lors qu’elle correspond au domaine de formation visé.