Gestionnaire achat public

DESCRIPTION DE LA (OU DES) MISSION(S) ET DU CONTEXTE

Sous l’autorité de la direction, et au sein du service Coordination Conseil, vous réalisez la procédure d’achats publics pour services et pôles de la direction n’ayant pas cette compétence en interne, en lien étroit avec la coordinatrice achat public de la direction et avec la DAJAP.

Vous assurez une mission d’appui auprès de l’ensemble des services et équipements de la Direction des Sports et de la Culture. Vous rédigez des documents contractuels pour les équipements et services et êtes garant de leur qualité juridique.

Vous êtes responsable des différentes phases depuis l’état des lieux et la traduction des besoins en marché public jusqu’à la phase de rédaction et mise en œuvre du marché.

Vous assurez la diffusion et la bonne application des différentes évolutions juridiques et des procédures.

Vous pouvez être amené(ée) à travailler en transversalité avec d’autres Directions Opérationnelles pour mutualiser les besoins de la collectivité.

Vous pouvez être amené(ée) à travailler en situation(s) d’urgence et/ou complexe(s).

Relations professionnelles :

Internes :

Relations avec l’ensemble des services et équipements culturelles de la Direction des Sports et de la Culture.

Relation avec la coordinatrice acaht publics de la direction

Relations avec la DGAST et les directions supports de la collectivité : DAJAP, DFCG notamment.

Relations avec les DO du département.

Externes :

Relations ponctuelles avec les opérateurs économiques et les prestataires (sourcing, présentation de mise en place, réunion pré-contentieuse, variation de prix….)

Relations ponctuelles avec les autres collectivités et acheteurs, notamment du monde sportif et culturel (Musée du Quai d’Orsay, Beaux-Arts de Lille…)

Obligations du poste : Discrétion, diplomatie

Conditions particulières :
- pics d’activités liés au calendrier institutionnel de la programmation d’achat,
- travail dans des contextes d’urgences et d’imprévus,
- déplacements au sein des services et équipements déconcentrés de la DSC sur le territoire de la collectivité,

Savoir-faire

Gestion et mise en œuvre des procédures de commande publique

• Assurer la réception des plis par voie électronique ou papier et leur ouverture en lien avec les services concernés

• Traiter avec les entreprises oralement et par voie électronique

Notification et contrôle des marchés

• Assurer la motivation des rejets des offres et la notification des contrats et marchés

• Transmettre les marchés au contrôle de légalité

Instruction administrative des dossiers

• Contrôler les pièces constitutives d'un dossier et en vérifier l'éligibilité

• Conduire des recherche techniques, juridiques et des vérifications administratives

• Consulter les autres services et recueillir leurs avis

• Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attribution, motif de rejet...)

• Préparer les actes juridiques de la notification

• Notifier la décision au demandeur

Suivi et gestion des dossiers

• Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi

• Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction

Savoirs

• Code des marchés publics et modalités d'application

• Procédures de passation des marchés publics

• Validation des procédures juridiques au regard des risques contentieux

• Fonctionnement et enjeux du contrôle de légalité

• Principes de l'achat durable

• Procédures administratives liées à l'activité du service

• Outils informatiques et logiciels spécifiques notamment : SIS Marchés, AWS, Ged Alfresco, Grand Angle)

Savoir-faire

Instruction des dossiers et application des procédures

• Appliquer des procédures administratives

• Renseigner des documents de suivi

• Vérifier la conformité des pièces et des dossiers

• Collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs
- Adapter les process DAJAP aux contraintes DFCG pour des achats spécifiques au monde culturel : vente aux enchères, achat de performance artistique…

Savoirs

• Caractéristiques du territoire et des domaines d’intervention

• Fonctionnement de la collectivité et des services

• Techniques d’analyse et de recherche documentaire

• Règles de base de l’achat public et notion d’exécution d’un marché public

• Procédures de transmission de l’information et techniques rédactionnelles

Savoir - être

• Savoir travailler en transversalité

• Faire preuve d’esprit d’équipe, de capacité à coopérer

• Disposer de bonnes capacités d’analyse et de synthèse

• Savoir travailler dans l’urgence