Assistant chef de réception (h/f)

MISSIONS

Partie Management
- Recrute, intègre et encadre l'équipe de réception
- Traite les demandes diverses des collaborateurs de son équipe
- Assure la formation des équipes de réception et veille à ce que toutes les nouveautés (outils de travail, organisation) soient correctement communiquées aux équipes
- Elabore le planning hebdomadaire des équipes de réception en fonction des différents contrats et assure le suivi des demandes de congés
- Supervise le travail effectué par l'équipe de réception
- Anime des réunions de services quotidiennes et mensuels
- Est garant de la bonne dynamique de son service
- Assure une communication efficace entre les différents responsables de services
- Est garant de la motivation et de la bonne compréhension des tâches qui incombent les équipes
- Applique et fait appliquer les procédures en les tenant à jour
- Assure le bon fonctionnement des outils de travail du service de réception et a la charge de contacter les supports techniques au besoin (Logiciels, TPE, téléphonie, imprimante etc.)

Partie Réception
- S'assure de la qualité d'accueil du camping
- Participe aux tâches standards liées au service de réception (standard, accueil, mailing)
- Participe à l'accompagnement dans ses envies de chaque client de façon personnalisée, tout au long de son parcours de réservation : de la prise de contact au séjour d'après, pour garantir l'enchantement client
- Accueille et renseigne des clients sur les conditions de séjour, les formalités, les prix et les possibilités d'accueil selon la charte qualité et la politique commerciale de l'établissement
- Renseigne les clients sur les activités touristiques du territoire
- Est le référent pour les réservations de groupes
- Veille aux bons règlements clients (relance des soldes) et de la bonne facturation des séjours
- Assure la fidélisation client et développe les actes d'enchantement clients
- Gère les conflits de premier niveau avec clientèle
- Participe à la qualité des relations et au bon transfert d'informations avec les gérances (restaurant, épicerie et Homair)

Partie Administrative
- Supervise les tâches administratives (de réservation, planification et traitement du courrier)
- Supervise les tâches comptables (facturation, encaissement) des dossiers clients
- Assure le control hebdomadaire des caisses de réception
- Assure les remises de chèques et de chèques vacances
- Est force de proposition dans l'organisation de la réception
- Rédige et met à jour toutes procédures de réception
- Paramètre et tient à jour les logiciels métiers et autres applications utilisées au camping
- Assure les commandes liées au service de réception (porte clé, bracelets clients, papeterie etc.)
- Garanti une information touristique à jour (conseils et billetteries)

Globalement
- Garantie la bonne tenue et la bonne organisation du service de réception
- Garantie la motivation de son équipe
- Assure les tâches administratives liées aux séjours des clients
- Assure le suivi des paiements clients
- Assure le suivi des commandes lié au service de réception
- Assure la bonne image du camping avec la diffusion des valeurs au sein du camping et à l'extérieur

Savoir-faire
- Connaissance managériale
- Renseigner un client en s'exprimant clairement
- Techniques de planification et d'organisation
- Techniques de prévention et de gestion de conflits
- Gestion administrative et procédure d'encaissement
- Logiciels de réservation / L'utilisation de UNICAMP/ INAXEL est un plus
- Contrôler l'accès et la circulation des personnes
- Actualiser les informations mises à la disposition d'un public