Détails de l'offre
Famille de métiers Finances > Gestion et ingénierie financière Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps non complet, 28h00 hebdomadaire Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Compte tenu de la charge de travail au sein du pôle administratif, de la complexité des missions en matière d'exécution/suivi comptable et budgétaire, des tâches de secrétariat et du plan de communication, il convient de pérenniser les effectifs du service administratif/comptabilité, secrétariat par la création d'un emploi de secrétaire administrative et comptable à temps non complet, à raison de 28 heures hebdomadaires pour réaliser toutes missions de secrétariat, exécution et suivi comptable et budgétaire, plan de communication à compter du 1er décembre 2024. Missions / conditions d'exercice Activité 1 : Gestion Administrative
- Effectuer l'accueil téléphonique ou physique ;
- Rédaction et mise en forme des courriers, documents divers, compte-rendus, renseignement de tableaux.
- Traitement du courrier ;
- Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les archiver ;
- Participer à la préparation et à l'organisation des réunions et assemblées ;
- Suivre l'état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes ;
- Inventaire, suivi et attribution du petit matériel ;
- Gestion des contrats (assurances, locations, téléphonie et autres) ;
- Assistance pour la passation des marchés publics ;
- Télétransmission des délibérations sur le portail dédié e-assemblée ;
- Gestion de l'information avec le classement et l'archivage annuel des documents du syndicat.
Activité 2 : Gestion comptable et budgétaire
- Saisir les données de comptabilité générale et enregistrer les écritures comptables (mandatements et encaissements).
- Connaissance des documents budgétaires et participation à l'élaboration du budget.
- Renseigner les déclarations fiscales (Déclaration du FCTVA).
- Suivre les éléments de la trésorerie de la collectivité.
- Rédaction des documents relatifs aux décisions budgétaires.
- Vérification des décomptes financiers et des factures associées.
- Traitement des frais de déplacement et de mission des agents.
- Gestion du matériel (amortissements, inventaire).
Activité 3 : communication
- Actualisation du fichier interne des contacts du syndicat ;
- Mise en page de documents destinés au site internet ou tout autre outil de communication.
Activité 4 d'ordre secondaire
- Remplacement sur le poste de gestionnaire en ressources humaines, en cas d'absence de celui-ci. Profils recherchés Niveau de formation requis : Bac
Niveau d'expérience requis : 1 à 2 ans
Savoir-être :
- Relation avec les élus,
- Relation avec le public (politesse, courtoisie),
- Posture,
- Respect de la confidentialité.
Savoirs de base :
- Communiquer efficacement à l'écrit et à l'oral
- Aptitude à travailler en équipe
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
Savoirs faire professionnels et techniques :
- Technique d'écriture rapide et de prise de notes,
- Utilisation d'outils de bureautique (traitement de texte, tableur),
- Eléments de base en comptabilité, utilisation de logiciels de gestion comptable,
- Méthodes de classement et d'archivage.
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