Assistant(e) de formation (h/f)

Depuis 2012, le groupe Vivr'Alliance et son association "Vivre en Béguinage" œuvre pour le bien-vieillir en développant un modèle d'habitat inclusif pour seniors autonomes : le béguinage. De ce savoir-faire est né en 2024, l'organisme de formation Form'Alliance (www.formalliance-formation.fr).
C'est donc dans ce contexte que nous recherchons un(e) assistant(e) de formation capable d'assurer les missions suivantes :

Pour FORM'ALLIANCE :
- Gestion administrative : Suivi des inscriptions, gestion des présences, préparation des documents administratifs (convocations, contrats, conventions).
- Organisation logistique : Réservation des salles, gestion des commandes de matériel pédagogique
- Suivi financier : Suivi budgétaire des actions de formation, facturation
- Relation avec les parties prenantes : Accueil des apprenants, suivi des relations avec les organismes partenaires.

Pour VIVR'ALLIANCE :
- Gestion administrative : Gestion et suivi du Plan de Développement de Compétences, préparation des documents administratifs (inscriptions, émargements, convocations, contrats, conventions),
- Organisation logistique : Réservation et préparation des salles (nos locaux ou à l'extérieur)
- Suivi financier : Suivi budgétaire du PDC, facturation (OPCO, CPF, Branches pro.)
- Relation avec les parties prenantes : Suivi des relations avec les organismes partenaires (salariés, OPCO, OF, Institution)
- Évaluation et reporting : Réalisation des bilans et tableaux de bord relatifs à l'activité formation

Compétences Requises
- Compétences administratives : Maîtrise des outils bureautiques, gestion de bases de données.
- Organisation et rigueur : Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, respect des délais.
- Communication : Bon relationnel, capacité à interagir avec différents interlocuteurs.
- Connaissance des dispositifs de formation et sa règlementation : CPF, bilan de compétences, VAE, OPCO, QUALIOPI

Experience: 2 An(s)

Compétences: Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires,Assurer la gestion administrative d'une activité,Contrôler la conformité des données,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Suivre des actions de formation, de mobilité ou de reclassement,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.