Chargé(e) de la coordination et du traitement du courrier réservé

Chargé(e) de la coordination et du traitement du courrier réservé

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* Fonction publique : Fonction publique de l'État
Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Expérience souhaitée Non renseigné
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
Groupe RIFSEEP: 2

Vos activités principales
- Gestion des parapheurs transmis par les DDI: suivi, contrôle du formalisme, enregistrement, archivage des courriers signés;
- Gestion du courrier réservé: enregistrement du courrier sur l’instance Maarch, préparation du classeur réservé pour le préfet et communication aux services;
- Gestion de la boîte générique de la préfecture: redirection des demandes vers les services compétents (en respectant les normes QUALI-ATE) et vers le courrier réservé;
- Aide à la constitution des dossiers du préfet et du secrétaire général;
- Classement et archivage des dossiers papiers, tenue du tableau de classement;
- Gestion des avenants aux écoles privées;
- Suivi des commissions: CODIR, CAD; Collèges des chefs de service (invitations et communication des comptes-rendus, publication des informations sur Resana);
- Gestion des recueils des actes administratifs: publication des recueils sur le site internet de l’Ariège;
- Rédaction/mise à jour des fiches de procédure;
- Appui à la formation des nouveaux arrivants à l’utilisation de Maarch.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Bonne organisation dans le travail quotidien pour gérer à la fois le courrier réservé et le volet administration générale. Appétence pour les applications informatiques.

Vos perspectives:
Exercer au sein du bureau de la coordination interministérielle permet d’acquérir ou d’approfondir ses connaissances de l’action interministérielle de l’État dans le département et de développer des compétences en coordination et organisation. Ce qui est valorisable dans le cadre de l’examen professionnel de C en B.


Profil recherché

Votre environnement professionnel
Activités du service
Le bureau de la coordination interministérielle assure un rôle d’état-major sur l’ensemble des sujets non régaliens pour les autorités préfectorales (préfet, secrétaire général de la préfecture, sous-préfets d’arrondissements). Dans ce cadre, il constitue notamment les dossiers du préfet et du secrétaire général à l’occasion de leurs réunions et visites.
Le bureau s’assure de la bonne circulation de l’information entre les services de l’État dans le département; il appuie le pilotage des politiques publiques au niveau local; il assure la publication des actes administratifs, l’édition du rapport annuel des services de l’État; il traite le courrier réservé des autorités préfectorales.
Composition et effectifs du service
1 A, 1 B, 2C
Liaisons hiérarchiques
- Chef(fe) de bureau de la coordination interministérielle et/ou son adjoint(e)
- Directeur/trice de la coordination interministérielle et de l’appui territorial et/ou son adjoint(e)
Liaisons fonctionnelles
- Services de la préfecture et services déconcentrés de l’État dans le département


Éléments de candidature

Localisation administrative et géographique / Affectation
Préfecture de l'Ariège – Foix (09)
Direction de la coordination interministérielle et de l’appui territorial
Bureau de la coordination interministérielle
2, rue de la préfecture – Préfet Claude Erignac
BP 40087
09007 FOIX Cedex

Domaine(s) fonctionnel(s)
- Administration générale
- Élaboration et pilotage des politiques publiques
Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type
- Chargé de la gestion du courrier ADM003A (Code RIME FP2ADM03)
- Chargé de coordination et du pilotage EPP009A (Code RIME FP2EPP04)

Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique-bureautique/ niveau pratique - requis
Connaître l'environnement professionnel/niveau pratique - requis
Savoir-faire
Travailler en équipe/niveau pratique - requis
Savoir s'organiser/niveau pratique - requis
Savoir rédiger /niveau initié - requis
Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines/niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir / niveau pratique - requis
Savoir s'adapter/ niveau pratique - requis

Qui contacter:
- M. Nicolas LAURAIN, directeur de la coordination interministérielle et de l’appui territorial: (Tél secrétariat: 05 61 02 10 44) - nicolas.laurain@ariege.gouv.fr
- Mme Aurélie TALIEU, cheffe du bureau de la coordination interministérielle: (Tél: 05 61 02 10 78) - aurelie.talieu@ariege.gouv.fr
- le service des ressources humaines du Secrétariat général commun départemental de l’Ariège (Tél.: 05 61 02 11 13 / 10 76) sgc-rh@ariege.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:
- CV, la lettre de motivation et le formulaire de mobilité
Formulaire de Mobilité
Formulaire de Mobilité (modifiable)

Fondement(s) juridique(s) du recrutement sur contrat, le cas échéant:
Titre III du Livre III du Code Général de la Fonction Publique (anciennement loi n° 84-16 du 11 janvier 1984) :
- 2° de l'article L332-2 du Code Général de la Fonction Publique

Susceptible d'être vacant à partir du 01/05/2025

#J-18808-Ljbffr