Gestionnaire administratif (h/f)

Mission générale :
Le gestionnaire administratif (H/F) joue un rôle essentiel dans la gestion et l'organisation administrative de l'entreprise et garantit l'efficacité et la qualité dans la coordination des tâches administratives et opérationnelles de l'entreprise. Ce profil opérationnelle soutient le service travaux en centralisant, organisant et exécutant les tâches administratives, tout en participant activement à la gestion des chantiers et des documents liés.

Tâches et responsabilités :

Gestion administrative et opérationnelle :
- Assister le service travaux dans toutes les tâches administratives
- Création et gestion des dossiers chantiers (PPSPS,DGD, passation de commandes fournisseurs et/ou sosu traitants)
- Organisation et coordination des informations administratives liées aux chantiers
- Suivre les documents légaux d'Econoivia et des sous traitants
- Contrôler les contrats de sous traitances
- Vérification et mise à jour des documents administratifs des sous-traitants.
- Préparation et suivi des réponses aux appels d'offres
- Participer à l'organisation des réunions et compte rendu
- Traitement des demandes clients internes et externes, réception des appels fournisseurs et client
- Rédaction et réception de courriers
- Classement et archivage des document

Ressources Humaines :
- Imputer les heures des techniciens sur les chantiers
- Imputer les heures du bureau d'études
- Transmettre les heures supplémentaires et les absences des techniciens

Suivi de facturation et recouvement
- Assurer et effectuer la facturation clients
- Effectuer le recouvrement clients
- Assurer le suivi des retenues de garantie

L'incarnation des valeurs et animation d'équipe pourraient se manifester de la façon suivante :
1. Ambition: Démontrer une volonté constante d'améliorer les processus et les méthodes de travail. S'engager activement dans le développement personnel et professionnel, et chercher à apporter une contribution significative à l'entreprise.
2. Justice : Adopter une approche équitable et transparente dans toutes les interactions.
3. Plaisir: Créer un environnement de travail agréable et positif. Encourager une atmosphère conviviale et soutenir des initiatives qui augmentent le bien-être et la satisfaction au travail.
4. Bienveillance: Faire preuve d'empathie et de compréhension envers les collègues et les clients. Offrir un soutien et une aide proactive, et contribuer à une culture d'entreprise basée sur l'entraide et le respect mutuel.

Prise en charge de 50% du coût du Pass Navigo, des tickets restaurant de 9,50€ par jour (avec une participation de 50% de l'employeur et 50% du salarié), ainsi qu'une couverture mutuelle Swisslife également prise en charge à 50% par l'employeur.

Salaire ajustable selon l'expérience et le profil .
L'expérience en alternance dans l'assistanat administratif est souhaitée.

Une expérience d'un an dans le secteur du BTP en administratif est impérative.

Experience: 1 An(s) - administratif.ve en BTP

Compétences: Législation sociale,Gestion administrative du temps de travail,Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion,Assurer la gestion administrative d'une activité,Réaliser des déclarations réglementaires,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Utiliser les outils numériques,Sens de l'organisation,Capacité d'adaptation / Polyvalence,Excellente communication orale et écrite.,Rigueur et prise d'initiative,Maîtrise des outils bureautiques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Travaux d'installation d'équipements thermiques et de climatisation

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.