Gestionnaire administratif/ve (h/f)

AFFECTATION
Le Pôle Culture de l'Université Bourgogne Europe regroupe 4 entités dont l'UTB. L'Université pour Tous s'adresse à toute personne désireuse de suivre des enseignements, sans considération d'âge ou de niveau d'étude. Elle ne délivre aucun diplôme : les cours y sont suivis pour le plaisir.

A Dijon, 1500 heures de conférences sont proposées dans presque toutes les disciplines. L'inscription générale, possible tout au long de l'année, permet de suivre l'ensemble des cours magistraux, sans avoir à choisir au moment de l'inscription. En revanche, un supplément et une inscription spécifique sont demandés pour les cours en petits groupes (langues, oenologie, ateliers...).

Les enseignants sont des universitaires ou des personnes compétentes agréées par l'université qui est garante du niveau et de la qualité scientifique des activités proposées.

MISSIONS ET ACTIVITES

- Accueil des auditeurs et des intervenants de l'UTB
Accueillir et renseigner le public en présentiel, par téléphone ou par messagerie -Instruire les inscriptions sur logiciel Icom - Gérer l'adresse de messagerie générique UTB - Actualiser le site internet - Participer à des salons - Gérer les groupes d'œnologie

- Soutien administratif technique des intervenants à l'amphi NIEPCE
Informer les enseignants et auditeurs des horaires, des salles et des changements - Réserver de salles - Aider les intervenants à l'installation des outils numériques lors du 1er cours - Valider le service fait des enseignants sur logiciel SAGHE

- Elaboration de la brochure
Collecter les thématiques et les ordonnancer dans la brochure - Mettre à jour annuellement le document

LE PROFIL RECHERCHE
- Connaissances souhaitées
Environnement et réseaux professionnels
Techniques d'élaboration de documents
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Culture internet
Techniques de communication

- Compétences opérationnelles
Accueillir et prendre des messages ; rédiger les réponses
Accueillir les populations concernées
Enregistrer et classer les documents
Rédiger des rapports ou des documents
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Utiliser les outils bureautiques

- Compétences comportementales
Sens de l'organisation
Réactivité
Sens relationnel

Diplôme de niveau 3, préférence bac
Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative

REMUNERATION
De 1806 à 1855 € brut mensuel selon diplôme, expérience, parcours professionnel

CONTRAT - CONDITIONS D'EXERCICE
< Recrutement proposé aux titulaires
< Prise de poste ou début de contrat prévisible : à partir du 01er avril 2025
< Contrat : CDD 1 an, renouvelable
< Temps complet
< Poste en présentiel de 9h à 17h avec une pause méridienne
< Exercice avec des périodes de forte activité : réinscriptions la première quinzaine de juillet, inscriptions en septembre octobre, élaboration de la brochure en mai-juin, validation des services faits des enseignants en fin de mois

< Environnement de travail et prestations :
Campus à l'américaine avec installation sportive à disposition des personnels
Accès aux bibliothèques universitaires et à ses catalogues
Accès à l'Atheneum (centre culturel) et à sa programmation
Adhésion possible à des Associations de personnels (équivalente à un CE)
Campus accessible en tramway et bus, vélos DIVIA
Forfait mobilité durable
Prise en charge partielle de la mutuelle
Nombreux points de restauration (cafétérias universitaires.)
Nombreux jours de congés
Accès au service social du personnel également en charge des aménagements pour les bénéficiaires de l'obligation d'emploi (RQTH.)

CANDIDATURES
CV détaillé & lettre de motivation MANUSCRITE, compte-rendu entretien professionnel (selon) à adresser à candidature-ub@u-bourgogne.fr en précisant clairement l'intitulé de l'offre ou sa référence.

Pour tout renseignement complémentaire : annick.holler@u-bourgogne.fr

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Corriger et mettre en forme un document,Diffuser une information, une publication,Mettre en forme un document,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Prioriser,Utiliser les outils numériques,accueil physique et téléphonique,capacité d'apprentissage ( logiciel saghe )

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.