Assistant polyvalent - cdi h/f

MTBK Activités est une Holding qui regroupe les activités des sociétés suivantes : Ariess Consulting, Aquafit'Bulle, Atelier Coworking 78, SCI M'CO10 et SCI MAJIKA.

Dans le cadre de vos fonctions, vous pourrez être amenés à travailler pour ce groupement d'entreprises selon le besoin exprimé par la Direction.

Pour rappel, ci-après la description des activités de chacune :
- MTBK Activités : Société Financière détenant les ressources humaines relatives aux fonctions supports du Groupement notamment sur les domaines - administratif, finance, marketing et communication, gestion du personnel, marque entreprise, etc. Elle intègre également l'activité de l'Atelier Coworking 78 : Centre d'Affaires et de coworking proposant à la location des espaces nomades, des salles de réunion, des bureaux fermés, etc.
- Ariess Consulting : Bureau de Conseils et d'Études Techniques indépendant et pluridisciplinaire Courant Faible (CFA - Sûreté, Sécurité, Réseaux, Domotique Environnementale) et Courant Fort (CFO - Électricité). Depuis 2016 nous développons notre secteur d'activité autour de l'intelligence des villes et des bâtiments afin d'élaborer des programmes novateurs.
- Aquafit'Bulle : Centre Aquafitness et Bien être proposant des cours aquatiques de type : AquaBike, AquaFibi, AquaGym, AquaCombat, etc.
- SCI MAJIKA : Société Civile Immobilière, gestionnaire de patrimoine immobilier.
- M'CO10 : Société Civile Immobilière, gestionnaire de patrimoine immobilier. Dans le cadre d'un renforcement de notre équipe, nous recherchons notre futur(e) Assistant(e) Polyvalent(e).

Poste en CDI à temps plein, basé à Méré (78).

Sous l'autorité directe de la Responsable Administrative et Comptable, vos missions seront variées et couvriront plusieurs domaines essentiels au bon fonctionnement des activités du groupe. Vous interviendrez sur 4 axes principaux :

1. Gestion Administrative et Organisation d'Événements :
- Accueil et Gestion des Locaux :
- Accueil téléphonique et physique des visiteurs,
- Réception, distribution et traitement du courrier, des colis, (vérification, signature et tampons),
- Gestion de la bonne tenue des locaux,
- Suivi des stocks et gestion des commandes de consommables,
- Prise en charge des litiges liés au bâtiment (sinistres, dégât des eaux, suivi des expertises, gestion des assurances),
- Gestion de l'assurance des locaux et de la Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro).
- Gestion Administrative et Financière quotidienne :
- Rédaction de mails, courriers divers (Banques, Assurances, Factures, etc.),
- Classement et archivage,
- Mise à jour des différents tableaux de trésorerie pour chacune des sociétés (éléments de facturation, encaissements / décaissements, charges fixes et prévisionnelles, éléments de rémunération, etc.).
- Gestion des événements et relations clients :
- Gestion et organisation des cadeaux clients en fin d'année,
- Gestion et organisation de la soirée de fin d'année,
- Organisation des déplacements professionnels (réservation de restaurants, billets d'avion, voiture de location, chambres d'hôtel).
- Gestion des Fournisseurs :
- Gestion des contrats : négociation, passation des commandes et suivi du bon déroulement des achats (matériel, logiciels, etc.),
- Suivi et contrôle des livraisons,
- Suivi et règlement des factures,
- Réclamation des factures manquantes.

2. Facturation et Recouvrement Clients :
- Ariess Consulting :
- Vérification des commandes clients avec notre CRM,
- Relance hebdomadaire des Chargés d'Affaires concernant l'étalonnement et la prévision de facturation,
- Mise à jour des tableaux de suivi de facturation et de recouvrement,
- Facturation : vérification de la conformité des factures avant facturation, dépôt des factures sur Chorus ey autres plateformes, suivi des échéances et recouvrement.
- MTBK Activités :
- Facturation mensuelle des Management Fees et Prestations de Présidence vers les sociétés du groupe,
- Facturation mensuelle liée à l'activité du Coworking (peu de clients en facturation manuelle),
- SCI Majika :
- Émission des quittances de loyers mensuels incluant une prévision des charges,
- Calcul de la revalorisation annuelle des charges,
- Suivi des échéances et recouvrement.

3. Gestion du Coworking :
- Renseignement des visiteurs et accueil des coworkeurs,
- Gestion de la plateforme de réservation en ligne : vérification quotidienne du planning des réservations et contrôle des paiements,
- Préparation et remise en état des salles à chaque location,
- Gestion des appels téléphoniques et traitement des e-mails,
- Dynamisation de l'activité pour recruter et fidéliser de nouveaux clients,
- Rédaction des contrats de domiciliation et suivi des contrats en cours,
- Contrôle des comptes crédits des coworkeurs.

4. Gestion de la Comptabilité :
- Intégration dans Pennylane des différentes pièces comptables par rapport aux différents logiciels utilisés,
- Vérification et imputation des pièces comptables,
- Vérification et saisie des notes de frais,
- Lettrage des comptes,
- Préparation mensuelle de la TVA pour le Cabinet d'Expert-Comptable,
- Préparation des notes de frais de la Direction,
- Suivi du paiement des cotisations sociales / fiscales (URSSAF, retraite, prévoyance, mutuelle, CIPAV, Aviva Vie, April, TVA, IS, etc.),
- Connaissance des règles et dates fiscales,
- Maîtrise des fondamentaux comptables pour préparation du Bilan annuel,
- Révision mensuelle des comptes.