L'Université Lumière Lyon 2 recrute une ou un assistant recrutement et formation au sein du service formation recrutement et développement des compétences de la DRHAS.
L’assistant/assistante de recrutement et de formation est chargé/chargée d’organiser et gérer au quotidien la mise en œuvre opérationnelle des actions de recrutement et de formation des 250 arrivants par an avec, pour objectif, une intégration efficace et harmonieuse au sein de l’université des nouveaux personnels.
FORMATION DES PERSONNELS
Sous la responsabilité de la responsable du pôle de la formation des personnels, les sessions de préparation aux concours et les parcours de formation dédiés aux nouveaux personnels seront spécifiquement pris en charge par l’assistant/assistante de recrutement et de formation. Il s’agit notamment des parcours suivants des nouveaux personnels : journées d’accueil, parcours nouveaux gestionnaires RH, gestionnaires de scolarité, gestionnaire financier, nouveaux MCF.
Organisation matérielle et logistique des formations :
Assurer la logistique des formations en liaison avec le responsable de formation et les intervenants : Assurer la réservation des salles et de leur équipement, la reprographie des supports de formation. Assurer l’accueil des formateurs, intervenants, stagiaires, y compris pour l’hébergement, la restauration, la prise en charge des déplacements.
Gestion administrative et financière des formations :
- Diffuser l’information sur les actions de formation via la lettre aux personnels, sur l’intranet et conseiller les publics,
- Convoquer les formateurs et les stagiaires, assurer les inscriptions auprès d'organismes extérieurs, suivre l'état des présences/absences et envoyer les attestations via le logiciel SIRH, SIHAM.
- Engager les dépenses et veiller au suivi financier (formateurs, contrats, conventions, factures) des formations collectives (frais de transport, de repas et d’hébergement et le paiement de la formation).
- Gérer les ordres de mission pour les déplacements dans le cadre des formations et les déplacements concours /examens professionnels (jurys et candidats) et Veiller aux remboursements des frais de déplacements.
- Envoyer les questionnaires d’évaluation à l’issue de chaque session de formation.
RECRUTEMENT
Rattaché(e) fonctionnellement à la responsable du pôle du recrutement, vous êtes chargé.e du processus du recrutement des personnels BIAPTSS (bibliothèques, ingénieurs, administratifs, techniques, pédagogiques, sociaux et de santé), dans sa globalité (recrutement au fil de l’eau, campagne annuelle d’organisation des concours)
Activités de diffusion des offres d’emploi et de recrutement :
Diffuser les offres d’emploi depuis l’ATS puis analyser et présélectionner les dossiers de candidatures
En amont des entretiens de recrutement, assurer la prise de contact téléphonique, physique ou par messagerie électronique,
Organiser les entretiens de recrutement des candidat.es préselectionné.es et répondre suite à entretien
Après formation, assurer la conduite des entretiens de recrutement
Recueil des documents nécessaires à l'établissement des contrats de travail ou de prise en charge des personnels titulaires pour transmission des formalités obligatoires d'embauche au service de gestion des personnels.
Organisation matérielle des concours :
Diffuser l’information sur la liste des concours ouverts au sein de l’établissement via la lettre aux personnels, sur l’intranet, sur le site internet de l’université et conseiller les publics,
Participer au recrutement des membres de jury ainsi que le suivi des jurys en amont (réunions de cadrage) et pendant les épreuves,
Participer à la planification des épreuves de concours ITRF puis assurer la logistique des concours en liaison avec le/la responsable,
Assurer l’accueil des candidat.es, des jurys, y compris pour l’hébergement, la restauration, la prise en charge des déplacements,
Engager les dépenses et veiller au suivi financier (frais de mission des jurés, hébergement, factures des prestataires) des concours.
ACTIVITES ASSOCIEES
- Aide à l’établissement des enquêtes, bilans d’actions, des tableaux de bord, des indicateurs de gestion élaborés par le responsable du service.
- Contribuer à l’élaboration du budget prévisionnel des formations et du plan de formation.
ntation en vigueur relative aux concours et aux recrutements
Capacité à respecter les échéances
Savoir-faire
Capacité d’analyse permettant d’évaluer un Curriculum Vitae
Aisance rédactionnelle requise
Excellent sens du relationnel
Comportements attendus
Faire preuve de rigueur, de sens pratique et de réactivité,
Faire preuve de réserve et d’une grande discrétion,
Savoir travailler en relative autonomie et en équipe, en réseau,
Savoir planifier, gérer les priorités et prendre des initiatives dans le cadre de la réglementation et de la politique de formation des personnels
SPÉCIFICITÉS DU POSTE
Contraintes d’horaires liées à la présence nécessaire avant le début d’une session de formation (1/2 heure en amont pour l’organisation) et à la fermeture de la formation et pic d’activité lors des concours.
Candidatures (lettre de motivation et CV) à adresser au plus tard le 26 mars 2025
Poste à pourvoir le 01/05/2025
Poste à temps complet 100% (37h30 par semaine)
Poste de catégorie B :
ouvert aux titulaires de la fonction publique par voie de détachement ou de mutation
ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD renouvelable
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