Description
Activités principales
- Gestion de projet : instruction de dossiers, contrats et marchés (cahier de charges), relation avec les fournisseurs et prestataires de services, organisation de réunions, accompagnement dans la validation par les services, suivi de chantiers…
- Création de tableaux de bord, reporting
- Gestion de planning
- Concevoir, organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion (devis, BL…)
- Création de supports d'information et signalétique pour un public interne et externe
- Webmastering du site intranet (de la section DMG)
- Mise en place de contrôles qualités sur prestations extérieures (entretien des locaux et distributeurs de boissons sur l'ensemble des sites)
- Répondre aux demandes d'informations des services internes, des usagers et des prestataires externes, en français et en anglais.
Activités secondaires
- Fonction support auprès des agents du service sur les commandes, les tickets GLPi, les suivis des stocks, les projets…
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
- Réalisation d'enquêtes utilisateurs
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service.
Profil recherché
Connaissances
- Connaissance informatique (tableur, base de donnée, PAO...)
- Techniques de communication
- Langue anglaise : conversation avec les étudiants étrangers
- Culture internet
- Techniques d'élaboration de documents
- Environnement et réseaux professionnels
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
Compétences opérationnelles
- Organisation et pilotage
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Mettre en œuvre une démarche qualité
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
Compétences comportementales
- Autonomie
- Rigueur /fiabilité
- Sens de l'organisation
- Sens relationnel
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