Responsable administratif(ve) et gestion (h/f)

Nous recherchons pour le compte de notre client...Accueil
- Assure l'accueil physique et téléphonique.
- Réceptionne, traite et distribue le courrier arrivé.
- Gère les départs de courriers.
Suivi administratif
- Suit la mise à jour des délégations (d'achats, d'offres...).
- Procède à l'archivage de l'ensemble des documents du périmètre dédié.
- Participe à la constitution des dossiers d'appels d'offres.
Matériel
- Saisit et suit dans l'ERP l'ensemble des contrôles réglementaires des matériels.
- Communique avec les services concernés du siège (juridique et matériel) lors de la location de matériel roulant.
- Gère les documents administratifs des matériels, de sa réception à sa restitution.
Gestion
- Crée et suit les projets dans l'ERP en liaison avec sa hiérarchie.
- Saisit la production dans les affaires.
- Assure le suivi et le lettrage des factures à établir et recevoir.
- Justifie les factures à établir et à recevoir en vue des clôtures semestrielles.
- Emet et réceptionne les factures internes.
- Prépare mensuellement les résultats par projet y compris les frais de structure.
Clients
- Demande une enquête de solvabilité pour les nouveaux clients auprès des services du siège et assure le suivi
et l'information auprès du/de la Responsable administratif(ve) et gestion ou des différents exploitants.
- Réalise la création des comptes clients dans l'ERP.
- Saisit dans l'ERP les commandes clients et les contrats spécifiques.
- Collecte les éléments de facturation auprès des différents Responsables d'agences.
- Etablit et suit la facturation.
- Envoie et classe les factures client.
- Relance les clients et fait le lien avec le service client du siège.
- Renseigne dans l'ERP les motifs de retards et actions menées.
Achats - Fournisseurs
- Suit les demandes d'ouverture de comptes fournisseurs.
- Suit les contrats de sous-traitance et des prestataires de services.
- Collecte et contrôle les documents obligatoires.
- Saisit les commandes et les réceptions.
- Traite les factures dématérialisées.
- Transmet les éléments de facturation au service fournisseur du siège pour mise en règlement.
- Suit les demandes émises auprès des services supports dédiés du siège (cartes carburant, téléphones
portables, contrats EDF...).
- Suit la consommation des divers abonnements (carte de carburant, de téléphones portables, équipements de
protection individuelles...).
- Contrôle et enregistre les factures des sociétés de travail temporaires.
Gestion du personnel
- Assure les démarches administratives et réglementaires lors de l'embauche d'un salarié en relation avec la
Direction des Ressources Humaines.
- S'assure de la tenue du registre du personnel.
- Etablit en partie les contrats de travail à durée indéterminée du personnel NON-CADRE conformément aux
matrices de la Direction des Ressources Humaines et assure le suivi des contrats de travail et avenants.
- Réalise le planning du parcours d'intégration (y compris l'accueil sécurité).
- Constitue et tient à jour les dossiers administratifs du personnel dans le SIRH.
- Suit les arrêts de travail (Accident de travail (AT), maladie, accidents de trajet...) sur le plan administratif dans le
SIRH.
- Saisit les pointages et les éléments variables.
- Saisit les pointages du personnel intérimaire.
- Formalise des demandes de personnel intérimaire émis par l'exploitation.
- Assure la gestion des contrats du personnel intérimaire.
- Gère la planification des formations en agence et les documents associés.
- Suit l'avancement du plan de développement de compétences de l'agence en liaison avec sa hiérarchie.
- Saisit et suit dans l'ERP les habilitations/formation du personnel et les visites médicales.
- Gère les demandes de voyage du personnel.
- Saisit les notes de frais dans l'application dédiée.
- Est l'interlocuteur local des salariés pour toutes questions liées à sa situation (mutuelle, o'solidaire...) en lien avec
la Direction des Ressources Humaines.

Experience: Expérience exigée de 3 An(s)

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