Assistant(e) chargé(e) de la gestion des assemblées et de l'accueil du syndicat au siège administratif

LE SYDETOM66 :

Syndicat mixte public de traitement et valorisation de déchets à l'échelle de tout un département, le Sydetom66 assure le traitement et la valorisation de près de 330 000 tonnes de déchets par an, en lien étroit avec ses collectivités adhérentes : 13 intercommunalités catalanes regroupant 226 communes des Pyrénées-Orientales et 18 communes de l'Aude.

Pour assurer ses missions au service de près de 500 000 habitants (plus d'un million d'habitants lors de la pointe estivale), le Sydetom66 emploie près de 80 agents. Ses effectifs se répartissent entre les agents des sites extérieurs en charge de l'exploitation des quais de transfert et plateformes de Déchets-Végétaux, et le siège administratif du Syndicat basé à Naturopôle à Toulouges, qui regroupe les services administratifs et la direction.

DESCRIPTIF DE L'EMPLOI :

L’Assistant(e) chargé(e) de la gestion des Assemblées et de l’Accueil assure les missions du secrétariat général et de gestion des assemblées, ainsi que les missions relevant de l’accueil physique et téléphonique du siège du Sydetom66.

Il/elle assure également les tâches relatives à l’accueil physique et téléphonique du Syndicat, et assure la gestion du courrier et des parapheurs (enregistrement des courriers sur un logiciel dédié, diffusion).

Sous la responsabilité de la Directrice Générale Adjointe Administration, l’assistant(e) chargé(e) de la gestion des Assemblées et de l’Accueil assure les missions relevant de la gestion des assemblées (Bureaux Syndicaux, Comités Syndicaux, commissions …) et du Secrétariat Général. A ce titre, il/elle est également en charge de la gestion des actes et des registres liés au fonctionnement des assemblées.

* Assurer les missions relevant de la gestion des assemblées et du secrétariat général (comité syndical, bureau syndical, commissions) :

Gestion des Assemblées :
- Rédiger et gérer l’envoi des convocations pour les différentes assemblées, réunions (par mail ou courrier),
- Assurer le suivi des présents (relances téléphoniques, suivi de quorum,…),
- Mettre en forme les ordres du jour des réunions,
- Transmettre les dossiers aux élus,
- Assister le cas échéant aux séances.

Gestion des actes et des registres :
- Mettre en forme les délibérations, décisions et arrêtés,
- Transmettre les actes en préfecture et procéder à leur publicité,
- Organiser et tenir les registres des actes,
- Assurer le suivi de la boite mail du secrétariat général,
- Rédiger et mettre en forme des courriers, comptes-rendus, rapports, notes ..,
-Trier, classer et archiver les documents.

* Assurer les missions relatives à l’accueil physique et téléphonique du siège du syndicat :
- Assurer un accueil de qualité (élus, participants à des réunions,) et orienter les appels, téléphoniques vers l’interlocuteur dédié ,
- Diffuser/transmettre les messages en interne,
- Réceptionner, enregistrer, distribuer et expédier le courrier (logiciel dédié),
- Gérer et actualiser les bases d’information de contacts,
- Distribuer les parapheurs,
- Participer à l’organisation de réunions ou évènements,
- Assurer le suivi de la boite mail générique Sydetom66,
- Réaliser des travaux de bureautique,
- Trier, scanner, classer des documents.

* Participer à l’intérim du secrétariat de direction lors des absences (congés, formations …)

Maîtrise du fonctionnement, de l’organisation de l’environnement territorial, des instances et des processus et circuits décisionnels des collectivités ;

Disposer d’une expérience réussie dans un poste similaire

Maîtrise des procédures et des règlementations administratives ;

Maîtrise des techniques de secrétariat et de rédaction administrative ;

Maîtrise des techniques de communication écrites (mails) et orales ;

Maîtrise de l’utilisation des outils informatiques et bureautiques ;

Maîtrise de l’orthographe ;

Sens de l’organisation ;

Rigueur, autonomie, disponibilité, réactivité, force de propositions ;

Efficacité et respect des délais ;

Esprit d’observation et d’initiative ;

Sens des relations humaines, esprit d’équipe ;

Discrétion professionnelle ;

Sens du Service Public

Titulaire du permis B