À propos de nous
Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche.
Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d’activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.
Avec plus de 11850 employés, professionnels médicaux et non-médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d’Alsace.
La Coordination des Secrétariats Médicaux assure plusieurs missions principales :
* La réalisation d’études organisationnelles des secrétariats médicaux
* La participation à / le pilotage de projets institutionnels transversaux
* La gestion des ressources humaines des secrétaires médicaux(ales), en lien avec les services RH concernés
* La responsabilité de l’Ecole des Secrétaires Médicales en Milieu Hospitalier (ES2MH)
Mission
Activités principales :
Réalisation d’études de la charge de travail et de l’organisation des Secrétariats Médicaux :
* Entretiens Cadres, Médecins, Secrétaires
* Observations sur le terrain pour évaluer l’organisation
* Analyse des données d’activité de l’Unité, du Service, du Pôle.
* Evaluation des flux des patients, des circuits du patient.
* Elaboration de préconisations organisationnelles, mise en place de nouveaux outils.
* Suivi et évaluation des actions mises en place
* Accompagnement des équipes dans la réorganisation, dans le changement
* Appui au Cadres, Médecins, Secrétaires
* Participation aux différents groupes de travail, comités de pilotage et réunions institutionnelles en lien avec son domaine compétence
Autres activités principales, en application de l’organigramme de la coordination des secrétariats médicaux :
Veiller à la bonne gestion des ressources humaines des secrétaires médicaux(ales), en lien avec les services RH concernés :
* Gestion des effectifs
* Gérer et actualiser les tableaux des emplois des effectifs de secrétaires médicaux(cales)
* Gestion des recrutements et de la carrière des secrétaires médicaux(cales), en lien avec les services compétents de la DRH
* Accompagnements individuels et collectifs
* Gestion du service de Compensation et de Suppléance Administratif
* Elaboration ou mise à jour du contenu des différents modules de formation à destination des Secrétaires Médicales
* Participation aux jurys d’examens/concours ; élaboration des sujets et correction des copies
Ecole des Secrétaires Médicales en Milieu Hospitalier (ES2MH) :
* Informations collectives auprès de divers organismes : Pôle Emploi, Mission Locale
* Entretiens et sélection des candidats
* Elaboration du contenu pédagogique de la formation
* Dispense de cours sur différentes thématiques
* Suivi de l’apprentissage de chaque élève
* Réalisation des contrôles continus et des épreuves de validation de fin de formation
* Suivi du planning et du temps de travail/de formation de chaque élève
Profil
COMPETENCES REQUISES
Savoir-faire
* Capacité d’organisation et d’anticipation
* Capacité à analyser/interpréter des documents relatifs aux données d’activité
* Rigueur et fiabilité dans le travail
* Capacités rédactionnelles
* Capacité à animer une réunion/un groupe de travail
* Maîtrise de la langue française: orthographe; grammaire; syntaxe
* Maîtrise des logiciels de bureautique: Word; Excel; Outlook; Power Point
* Aisance avec l’outil informatique, facilitant l’appropriation rapide des logiciels institutionnels
* Une connaissance des outils métiers serait appréciée, notamment Dx Planning et Dx Care
Savoir-être
* Aisance relationnelle, capacité à s’adapter aux différents interlocuteurs
* Capacité à prendre du recul
* Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité
* Etre force de propositions
* Disponibilité
CONNAISSANCES REQUISES
* Exigences du métier de Secrétaire Médicale et de son évolution
* Organisation des secrétariats médicaux dans les services de soins et dans les services médico-techniques
* Fonctionnement et organisation d’un Centre Hospitalier Universitaire
* Méthodologie de gestion de projet
RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES INTERNES
* Coordinatrice des Secrétariats Médicaux
* Directrices du Pôle Ressources Humaines
* Avec l’ensemble des membres de la CSM et les agents de l’équipe de Compensation et de Suppléance Administrative
* Avec l’ensemble des professionnels du Pôle Ressources Humaines
* Avec les professionnels des services de soins et des services médico-techniques : Cadres de Pôle; Cadres de proximité; Médecins; Secrétaires; Biologistes; etc…
* Avec l’ensemble des Directions fonctionnelles de l’Institution
SPECIFICITE DU POSTE
* Déplacements : réguliers sur l’ensemble des sites de l’Etablissement.
* Vaccin(s) obligatoire(s) : Vaccinations à jour: BCG; DT Polio; Hépatite B (3 injections) à jour + sérologie hépatite B à fournir lors du recrutement
* Risques liés au poste : travail sur écran; déplacements
* Règlement du temps de travail applicable : règlement général
* Congés/RTT : 28 jours congés annuels; 15 jours de RTT (- 1 jour journée de solidarité)
* Badgeage obligatoire
* Pause méridienne : au minimum de 30 min
SUJETION DU POSTE
* Travail de week-end : non
* Tenue de service et/ou équipement de sécurité : badge d’identification lors de la présence dans les services de soins ou services médico-techniques.
PREREQUIS
* Poste : Assistant Médico-Administratif
* Métier : Secrétaire Médicale-Assistant Médico-Administratif
* Niveau d’études : Baccalauréat / BTS à minima
* Diplôme(s) : BAC F8 ; BAC SMS ; BAC ST2S ; BTS ;
* Expérience / bonnes connaissances : Métier de Secrétaire médical(e) de ses exigences et de son évolution
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