Accompagnement et suivi des stagiaires
Informer, orienter et suivre les stagiaires de la Formation Continue et en
Apprentissage sur les démarches administratives.
Assurer un suivi personnalisé des stagiaires tout au long de leur scolarité.
Assurer un rôle d'interface entre les partenaires : responsables pédagogiques, équipes enseignantes, services centraux, entreprises et organismes financeurs.
Organiser les rentrées officielles avec les responsables pédagogiques.
Gestion administrative et scolarité
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Assurer le bon déroulement des formations : suivi des inscriptions, diffusion des plannings et règlements de contrôle des connaissances (RCC).
Gérer la saisie des notes, les PV de délibération et la délivrance des diplômes sur APOGEE.
Organiser les délibérations et assurer la conformité des diplômes et RCC.
Traiter et archiver les documents liés à la formation : feuilles d'émargement, présences, RNCP, CPF.
Gérer le courrier, la messagerie et assurer la diffusion des informations en interne avec la communication.
Gestion financière et logistique
Élaborer les devis et suivre les dossiers de financement (CPF, entreprises, Pôle Emploi).
Assurer l'ingénierie financière des dossiers et suivre les mises en paiement.
Traiter les conventions, contrats et prises en charge financière.
Préparer les éléments pour le paiement des vacataires.
Assurer la mise à disposition des moyens pédagogiques (locaux, matériel, reprographie).
Gérer et renseigner la base de données FCA Manager.
Participation aux événements et développement des outils
Organiser les réunions, salons et cérémonies de remise des diplômes.
Accueillir les stagiaires en début de formation.
Mettre en place FCA Manager au sein des composantes.
Être référent pour les montages de dossiers de financement CPF.
Gérer les plannings des cours à distance.
Appliquer les règles de conservation et destruction des documents.
Intégrer les innovations numériques et plateformes interactives.
Participer aux journées portes ouvertes en présentiel ou à distance.
Contribuer aux groupes de travail pour moderniser les procédures internes.
Assurer la continuité du service en cas d'absence d'un collègue.
Se former aux évolutions réglementaires de la Formation Tout au Long de la Vie.
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