Gestionnaire iphe

Mission générale : Sous l'autorité hiérarchique du Responsable IPHE, le titulaire du poste assure la gestion commerciale, administrative, juridique et logistique des équipements IPHE et du parc d'immobilier d'entreprises.

Activités :

Gestion commerciale :

Permanences d'accueil des entreprises dans les différents lieux

Promotion de l'offre IPHE et de l'offre en immobilier d'entreprise, auprès des entrepreneurs et porteurs de projets pour assurer le remplissage des espaces : identification des biens disponibles, prospection, diffusion d'annonces, réalisation de fiches de promotion

Réception, traitement et suivi des demandes de location de bureaux provenant d'entreprises, accueil des prospects

Réalisation de la visite de bureaux avec les prospects

Préparation du dossier de demande de location pour arbitrage en point commercialisation et commission d'attribution

Réception des demandes d'accompagnement

Gestion administrative et juridique :

Réalisation des états des lieux d'entrée et de sortie des locataires de l'ensemble IPHE et du parc d'immobilier de bureaux

Rédaction des conventions d'hébergement et de services, avenants correspondants et décisions du Président ou du Bureau

Gestion de la signature des conventions et réception des dépôts de garantie et d'attestation d'assurance

Gestion logistique des nouveaux entrants : fourniture du règlement intérieur, gestion de la reproduction de clés, signalétique de la société, commande de matériel, connexion photocopieur, wifi

Interface PMM/DGI/DGFIP/Entreprises: être facilitateur entre les institutions et les entreprises pour le paiement des loyers et assurer la communication des éléments de refacturation auprès des entreprises et des pièces administratives pour l'entrée et la sortie des entreprises

Suivi des dépenses et recettes à percevoir : participer à l'établissement du budget, et gérer les bons de commande et facturation en lien avec son activité

Appui sur l'organisation d'évènements (formations, réunion, salons, temps d'échange...) et des comités de sélection

Gestion logistique :

Interface avec les services de la commande publique, des bâtiments et de la direction du numérique : gestion des stocks de fournitures et du mobilier, maintien en l'état des parties communes, entretien ménager, résolution des incidents ponctuels (électriques, petits travaux, informatique), travaux de réfection des bureaux

Gérer le matériel et les documents mis en commun (presse, bureaux, consommables imprimantes, cuisine...)

Assurer la gestion des plannings de salles de réunion via l'intranet IPHE

En lien avec le responsable IPHE et le chef de service, définir et développer des outils de gestion adaptés pour l'ensemble de ces missions.

Une expérience significative sur un poste équivalent est indispensable, ainsi qu'une bonne connaissance du Territoire

Compétences mobilisées :

Savoirs

Connaissance du monde de l'entreprise

Techniques de négociation immobilières

Connaissances des principes de gestion locative

Connaissance des procédures administratives des collectivités territoriales

Maîtrise de l'outil informatique

Savoir faire

Savoir communiquer et négocier

Savoir rédiger des documents et actes administratifs

Vérifier la conformité des procédures administratives

Gérer et actualiser une base de données

Savoir être

Autonome - organisé - dynamique - rigoureux - polyvalent

Force de proposition

Qualités relationnelles

Obligation de discrétion et de confidentialité

Relations fonctionnelles :

Internes : collaboration étroite avec le Directeur, contact régulier avec les VP délégués à l'économie. Services de PMM

Externes : Entreprises et porteurs de projet, autorités territoriales, instances extérieures : Etat, Région, Chambres Consulaires, associations d'entreprises, agence de développement économique ...