Au sein de HARVEST FIDROIT ACADEMY, organisme de formation du Groupe, nous recherchons un Responsable Administratif et Qualité qui aura pour missions :
1. MISSION 1 : GESTION DE LA VIE SCOLAIRE & ENCADREMENT DES EQUIPES ADMINISTRATIVES
2. MISSION 2 : GESTION DES PROCESS ET DU RESPECT DES CRITERES DE QUALITE ET DE CERTIFICATION
MISSION 1 : GESTION DE LA VIE SCOLAIRE & ENCADREMENT DES EQUIPES ADMINISTRATIVES
Le ou la responsable Administratif prend en charge le management de l’équipe des assistant(e)s de Formation (3/4 personnes) avec l’objectif d’optimiser les entrées en formation, s’assure de la bonne gestion administrative et financière des dossiers de formation.
Le ou la responsable Administratif travaille en étroite collaboration avec les autres services pour assurer la bonne fluidité des informations entre services et contribuer au développement commercial de l’activité.
1 : Assurer la fluidité de la vie scolaire de l’organisme de formation
* Construire les plannings de formation en lien avec les conseillers formation dans le respect des règles fixées par la direction.
* Superviser le bon déroulement de la vie scolaire (entre autres vis-à-vis des participants / des formateurs et des clients).
* Superviser les examens des parcours de formation sur les aspects administratifs et logistiques.
* Etablir le BPF annuellement en lien avec le service comptabilité et assurer la fiabilité de l’information comptable dans le logiciel de facturation.
* Assurer la programmation de l’activité dans le logiciel DENDREO et optimiser le déploiement des logiciels DENDREO et DOCEBO au sein de l’organisme.
* Former les équipes à l’appropriation des process et l’utilisation des logiciels.
* Superviser les dispositifs de financement des formations (CPF, OPCO, etc).
2 : Superviser les assistantes administratives et développer leurs compétences
* Planifier l’activité de l’équipe.
* Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité.
* S’assurer de la bonne application des procédures définies.
* Organiser des réunions à fréquence régulière pour suivre l’activité et en rendre compte à la direction opérationnelle.
* Installer une relation stable avec l’équipe.
* Préconiser un plan de formation individuel.
* Accompagner la montée en compétences.
* Impliquer les collaborateurs dans les décisions.
3 : Gestion de l’ERP et du LMS
* Superviser la programmation de l’activité dans le logiciel DENDREO.
* Optimiser le déploiement des logiciels DENDREO et DOCEBO au sein de l’organisme.
* Former les équipes à l’appropriation des process et l’utilisation des logiciels.
* Encadrer et animer (management fonctionnel) les conseillers formation et les formateurs sur ces aspects.
4 : Gestion juridique et financière
* Suivre et élaborer la facturation des dossiers administratifs en collaboration avec le service comptabilité.
* Participer à l’élaboration du bilan pédagogique et financier.
* Assurer la fiabilité de l’information comptable dans le logiciel de facturation.
* Vérifier et mettre à jour, en lien avec le service juridique, les contrats ou conventions des formateurs externes et des clients.
* S’assurer de relations optimales entre l’ensemble des pôles d’activité (comptable et financier, marketing-communication, juridique).
MISSION 2 : GESTION DES PROCESS ET DU RESPECT DES CRITERES DE QUALITE ET DE CERTIFICATION
Le Responsable qualité définit et met en place la politique qualité de l’organisme de formation. Il organise et maintient le Système de Management de la Qualité dont il supervise l’application à tous les niveaux du service. Il est responsable de la conformité des produits ou services conformément aux exigences internes et externes.
1 : Contribuer à l’amélioration continue des process de l’organisme de formation
* Connaitre l’ensemble des normes qualité que doit respecter un organisme de formation professionnelle (Qualiopi, France compétence, etc.).
* Déployer et maintenir un dispositif qualité répondant aux exigences légales et réglementaires de la formation professionnelle.
* Contribuer à la démarche d’amélioration continue des process de l’activité de formation professionnelle.
* Encadrer et animer (management fonctionnel) les conseillers formation et les formateurs sur l’ensemble de ces aspects qualité.
2 : Vérifier le respect de la règlementation et des critères de certification
* Connaitre le cadre règlementaire lié à la formation professionnelle et aux certifications professionnelles.
* Actualiser les conventions de formations ou tout autre document en conséquence.
* Préparer les procédures d’enregistrement des certifications au RNCP ou au Répertoire Spécifique.
Profil recherché
L’accès à ce métier est possible grâce à un diplôme de niveau Bac+3 minimum, avec une spécialisation en qualité. Une expérience professionnelle minimale de 8 années est également requise avec rôle managérial. Une expérience significative au sein d’un organisme/service formation est impérative. La connaissance du domaine de la gestion de patrimoine/finance/banque/assurance est préférable.
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