Secrétaire médicale - service de génétique moléculaire f/h

Métier
Secrétariat médical - Assistanat médical

Intitulé du poste
Secrétaire médicale - service de génétique moléculaire F/H

Type de contrat
Titulaire ou CDI

Télétravail
Non

Présentation du service

Le département de génétique possède 2 familles au sens du SH REF 08 : la génétique constitutionnelle et la génétique somatique. Le service réalise environ 8000 examens par an, 1/6ème en génétique somatique et 5/6ème en génétique constitutionnelle. Les pathologies traitées sont nombreuses en particulier dans la famille génétique constitutionnelle. Pour certaines pathologies ou gènes particuliers, notre laboratoire est le seul centre laboratoire en France à répondre à la demande

COMPOSITION DE L’EQUIPE

1 Chef de Service (PU-PH), 2 PU-PH, 4 PH, 1 PHU, 1 assistant associé, 1 AHU, 3 internes, 1 ingénieur en biologie médicale, 1 ingénieur en bio-informatique, 19 Techniciens de laboratoire, 4.0 Secrétaires médicales, 1 agent de laboratoire, 1 agent de logistique

Vos missions
- Assurer la continuité de l’accueil et l’orientation des visiteurs (sonnette et signature du registre)
- Assurer la permanence téléphonique sur les heures d’ouverture du laboratoire
- Gestion de la boite vocale et des transferts des appels
- Réception et diffusion du courrier
- Réception et réponse aux appels téléphoniques
- Information des cliniciens/services demandeurs
1. Etat d’avancement des dossiers (interrogation GENNO)
2. Renseignements pré-analytiques, diffusion des feuilles de demande, consentements (Kalilab, Orphanet, Catex)
3. Demande de duplicatas
- Enregistrement partie « secrétariat » GENNO
- Vérification identité des patients et recherche d’une antériorité et d’une appartenance à une famille déjà connue
- Vérification/saisie du degré d’urgence du dossier
- Vérification de la conformité des documents obligatoires
- Gestion des NC d’accueil liées à l’absence d’un document/prescripteur absent
- Saisie des prescripteurs et de l’origine des prescriptions sur GENNO et /ou GLIMS (être vigilant sur les dossiers urgents)
- Attribution des n° de famille sur les secteurs constitutionnels
- Vérification des « secteurs », « pathologies »
- Saisie/vérification des « indications »
- Saisie des renseignements cliniques dans GENNO ou Fichier Excel (SO, ON, FP, GL, TL)
- Gestion de la diffusion des comptes-rendus de résultats
- Envoi des CR papier de génétique
- Gestion des demandes de duplicatas de compte-rendu selon la procédure en vigueur.
- Gestion des dossiers papier
- Archivage des dossiers patient (armoire dédiée par secteur)
- Archivage des courriers complémentaires dans ces dossiers
- Gestion du secrétariat de la cheffe de service (agenda, courrier, cours, comptes rendus, étudiants, …)
- Participation aux réunions de service (Info/trans) et rédaction des comptes rendus des réunions
- Participation aux « tournées courrier » mutualisées
- Entretien et gestion des pannes fax et photocopieur et commandes consommables photocopieur
- Mise à jour des présences/absences du personnel médical via le logiciel chronos
- Gestion des Dossiers du personnel (traçabilité formation, habilitation…)
- Conception et saisie de documents d’organisation liés au secrétariat de génétique (plannings, fiches techniques, documents Kalilab du secrétariat, etc…)

Profil recherché
- Utilisation des outils informatiques (Microsoft office…)
- Ce poste ne comporte pas de contact avec les patients, il nécessite une grande capacité relationnelle adaptée au travail en équipe
- Une rigueur absolue est demandée pour la gestion des dossiers des patients face à l'impact majeur des analyses de laboratoire effectuées dans ce service
- Connaissances du vocabulaire médical
- Secrétariat Médicale diplômée
- Techniques bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
- Techniques d'accueil et de communication

Horaires de travail
Poste en 7h30

Vos avantages à l'AP-HP
AVANTAGES SOCIAUX
- Remboursement partiel des transports en commun ou forfait mobilité
- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux
- Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)
- Chèques emploi-service CESU AP-HP

Description de l'hôpital
Situé à Paris (18ème arrondissement), l'hôpital Bichat comprend l'un des plus importants services d'accueil des Urgences de l'agglomération parisienne et effectue une prise en charge spécialisée et de référence dans la plupart des disciplines médicales et chirurgicales. Son service de gynécologie-obstétrique comprend une néonatalogie de type 2A.

Référence de l'offre
2024-12679