Adjoint du coordinateur des secrétariats médicaux (h/f) - 100%

RESPONSABILITÉS :

Activités principales : Réalisation d'études de la charge de travail et de l'organisation des Secrétariats Médicaux :
- Entretiens Cadres, Médecins, Secrétaires
- Observations sur le terrain pour évaluer l'organisation
- Analyse des données d'activité de l'Unité, du Service, du Pôle.
- Evaluation des flux des patients, des circuits du patient.
- Elaboration de préconisations organisationnelles, mise en place de nouveaux outils.
- Suivi et évaluation des actions mises en place
- Accompagnement des équipes dans la réorganisation, dans le changement
- Appui au Cadres, Médecins, Secrétaires
- Participation aux différents groupes de travail, comités de pilotage et réunions institutionnelles en lien avec son domaine compétence
Autres activités principales, en application de l'organigramme de la coordination des secrétariats médicaux :
Veiller à la bonne gestion des ressources humaines des secrétaires médicaux(ales), en lien avec les services RH concernés :
- Gestion des effectifs
- Gérer et actualiser les tableaux des emplois des effectifs de secrétaires médicaux(cales)
- Gestion des recrutements et de la carrière des secrétaires médicaux(cales), en lien avec les services compétents de la DRH
- Accompagnements individuels et collectifs
- Gestion du service de Compensation et de Suppléance Administratif
- Elaboration ou mise à jour du contenu des différents modules de formation à destination des Secrétaires Médicales
- Participation aux jurys d'examens/concours ; élaboration des sujets et correction des copies
Ecole des Secrétaires Médicales en Milieu Hospitalier (ES2MH) :
- Informations collectives auprès de divers organismes : Pôle Emploi, Mission Locale
- Entretiens et sélection des candidats
- Elaboration du contenu pédagogique de la formation
- Dispense de cours sur différentes thématiques
- Suivi de l'apprentissage de chaque élève
- Réalisation des contrôles continus et des épreuves de validation de fin de formation
- Suivi du planning et du temps de travail/de formation de chaque élève

PROFIL RECHERCHÉ :

- Capacité d'organisation et d'anticipation
- Capacité à analyser/interpréter des documents relatifs aux données d'activité
- Rigueur et fiabilité dans le travail
- Capacités rédactionnelles
- Capacité à animer une réunion/un groupe de travail
- Maîtrise de la langue française : orthographe ; grammaire ; syntaxe
- Maîtrise des logiciels de bureautique : Word ; Excel ; Outlook ; Power Point
- Aisance avec l'outil informatique, facilitant l'appropriation rapide des logiciels institutionnels
- Une connaissance des outils métiers serait appréciée, notamment Dx Planning et Dx Care

Experience: Débutant accepté

Qualification: Cadre

- La réalisation d'études organisationnelles des secrétariats médicaux
- La participation à / le pilotage de projets institutionnels transversaux
- La gestion des ressources humaines des secrétaires médicaux(cales), en lien avec les services RH concernés
- La responsabilité de l'Ecole des Secrétaires Médicales en Milieu Hospitalier (ES2MH)