Secrétaire administratif au service administratif régional de la cour d'appel de lyon h/f

Le secrétaire administratif en poste au pôle administratif du directeur délégué à l'administration régionale judiciaire partage son temps de travail entre des fonctions de secrétaire du DDARJ (50%) et des fonctions de gestionnaire au service des frais de déplacement (50%).

Ses principales missions sont les suivantes :

1- Accueil et courrier

Accueil téléphonique

· réceptionner, orienter et renseigner les correspondants téléphoniques ;
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· réceptionner et identifier les appels, analyser la demande et orienter le correspondant vers la personne recherchée ou le service compétent grâce à la consultation de l'agenda partagé Outlook.

Accueil physique

· accueillir du public (stagiaires, partenaires extérieurs, sociétés, fonctionnaires, magistrats) et l'orienter vers le service compétent, dès que l'interphone sonne au secrétariat ;

· réceptionner des colis pour le service informatique, ainsi que les fournitures de bureau, les commandes de papier et les divers consommables, pour les stocker dans les locaux réservés à cet effet.

Courrier
· réceptionner le courrier du matin pour le distribuer dans les cases des différents services du SAR ;
· distribuer, à la cour d'appel de Lyon, le courrier du SAR et les parapheurs destinés aux des chefs de cour.

1- Secrétariat des services communs

· tenir la comptabilité budgétaire du SAR (tableau budgétaire, commandes et écritures Chorus) ;
· gérer et suivre les fournitures de bureau et les consommables pour les services du SAR ;
· mettre en forme des documents de travail et courrier divers ;
· préparer des dossiers pour les réunions du DDARJ (conférences des chefs de cour, CPESD/CTSD) ;
· gérer le logiciel de gestion du temps HOROQUARTZ : création et mise à jour des comptes, habilitations pour les agents du ressort, contact avec la hotline ;
· créer les fichiers des conciliateurs de justice.

2- Ressources humaines

Gestion administrative des agents du SAR

· préparer les dossiers des nouveaux arrivants (imprimés, attestation de prise de fonctions, remise de clé, liaison avec le service informatique pour les accès aux applicatifs) ;
· transmettre à la juridiction d'affectation les dossiers des agents mutés, avec l'état liquidatif des congés ;
· gérer les arrêts de travail et les différentes positions administratives (temps partiel, disponibilité, autorisation d'absence) des agents du SAR : réception, contrôle, suivi de la notification, enregistrement dans Horoquartz et transmission au service RH ;
· vérifier les notifications des arrêtés des positions administratives dans Harmonie ;
· réceptionner les demandes de mobilité des agents pour les transmettre, après avis du DDARJ, au service RH avant signature des chefs de cour ;
· valider les demandes de congés des personnels placés dans Horoquartz, après visa des chefs de service ;