Gestionnaire administratif, budgétaire et financier h/f

Vous assistez la cheffe du département Collections dans l’organisation quotidienne du travail et contribuez au bon déroulement des activités et opérations des équipes en assurant les missions d’assistanat, administratives et budgétaires. Dans ce cadre, vous êtes chargé(e) d’élaborer les actes d’exécution budgétaire, d’assurer la gestion administrative et de prendre en charge les fonctions d'assistance (accueil, courrier, organisation des réunions, frais de déplacements, achats, archivage…). 1. Suivi budgétaire et financier du département : -Participer à la préparation des budgets initiaux et modificatifs, préparer les tableaux synthétiques ainsi que les tableaux de suivi, -Réaliser les engagements, suivre l'exécution des dépenses et la consommation de l'enveloppe budgétaire attribuée par service, -Gestion de la régie d’avance (régie de dépense du site de Dugny : achats par CB pour les évènements organisés sur site, exemple : journées d’étude ou besoins courants). - Réaliser l'approvisionnement en fournitures pour le département ; - Participer à la rédaction du rapport annuel d'activité du musée ; - Rédiger les projets contrats et courriers types. 2. Suivi administratif et organisationnel du département : -Gérer les calendriers et assurer la gestion de proximité des agents (missions…), -Gérer le courrier et les parapheurs à la signature du directeur : décisions, conventions enregistrement, répartition, rédaction, classement, archivage… -Assister les équipes dans la rédaction de documents administratifs et assurer la rédaction des compte-rendu, -Contribuer à l’organisation des évènements scientifiques (journées d’étude, colloques), -Accompagner la dynamique de l’équipe (organisation des réunions d’équipe et des moments de convivialité), -Contribuer à l’organiser les réunions des comités internes de prêts et d'acquisitions, préparer les dossiers, rédiger les comptes rendus de réunions et suivre les décisions d'acquisition, -Suivi des démarches administratives liées aux immobilisations comptables pour les acquisitions. - Organiser l’accueil des nouveaux arrivants (installation matériel, programme d’accueil et d’intégration) ; - Assurer le suivi des équipements ; - Mettre en place et à jour la base de données contact du département ; - Participer à la mise en œuvre de la politique archivistique ; - Participer à l'intégration d'information dans les bases de données comme WebMuseo.
Connaissances - Environnement professionnel - Maîtrise des outils bureautiques (Pack office) - Compétences en matière budgétaire (secteur public) - Mise en œuvre d’une règle, d’une norme, d’une procédure, d’un protocole Savoir-faire - Sens de la méthode et de l'organisation - Compétences rédactionnelles - Maîtriser un risque, un délai - Analyse et synthèse Savoir être - Goût du travail en équipe - Autonomie et initiative - Adaptation, sociabilité et aisance relationnelle