Secrétaire administrative chargée de l'accueil du public et de l'état civil

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Rémunération suivant grille indiciaire de la Fonction Publique + RIFSEEP (part fixe IFSE et part variable CIA en juin) + Prime de Fin d'Année. Possibilité d’ouvrir un compte épargne temps Action sociale : possibilité d’adhésion au Comité d’Œuvre Sociale e Descriptif de l'emploi Accueil, état civil et secrétariat administratif.
Situation statutaire du poste : fonctionnaire catégorie C -
Grade : adjoint administratif
Temps de travail : temps complet
Horaires de travail : 8h30/12h05 – 13h30/17h10 du lundi au vendredi avec un accueil du public un samedi matin sur deux avec récupération d’une ½ journée dans la même semaine.
Situation dans l’organigramme :
- poste rattaché à la Direction Générale des Services.
- supérieur hiérarchique : Responsable du pôle Service à la population. Missions / conditions d'exercice Accueil du public, réception des appels téléphoniques,
- Gestion de l’état civil, cimetière, recensement,
-Affaires scolaires et restaurant municipal,
-Préparation et participation aux élections,
- Ouverture et enregistrement du courrier,
-Tâches de secrétariat courantes (frappe et envoi de courrier pour les élus ou le DGS),
-Correspondance aux élus,
-Convocation des commissions,
-Gestion des plannings de réservation des salles, véhicules, vélos électriques…,
- Relations avec les associations,
-Pilotage archivage,
-Préparation et suivi des bureaux municipaux (mission ponctuelle),
-Participation à la vie administrative de la collectivité. Profils recherchés Connaissance en matière d’état civil, élections…,
-Connaissance des techniques de secrétariat, avoir de bonnes qualités rédactionnelles,
-Connaissance de la réglementation et fonctionnement d’un Conseil Municipal,
-Connaissance de l’organisation et fonctionnement de la structure,
- Connaissance des logiciels utilisés appréciable,
-Qualités relationnelles et sens du travail en équipe,
-Capacité d’adaptation,
-Capacité d’organisation (hiérarchisation des priorités), rigueur, réactivité,
-Discrétion et confidentialité,
- Disponibilité.