Secrétaire (h/f)

PRÉSENTATION DE LA STRUCTURE
Le Syndicat Mixte Environnement Sud Lozère est un Établissement Public de Coopération Intercommunale (EPCI) assurant le Service Public de Gestion des Déchets (SPGD) pour l'ensemble du sud de la Lozère. Créé en 1977 sous la forme du SICTOM des Bassins du Haut Tarn, il a évolué pour devenir un acteur majeur de la gestion des déchets ménagers sur le territoire.
Depuis le 1er janvier 2024, le Syndicat couvre 1 526 km² (près de 30% du territoire lozérien) et dessert 11 970 habitants répartis sur 36 communes appartenant à deux Communautés de communes : la Communauté de communes Gorges Causses Cévennes et la Communauté de communes des Cévennes au Mont Lozère.
Le Syndicat mixte assure la collecte des déchets ménagers, la gestion des points d'apport volontaire, l'exploitation de six déchèteries, ainsi que des actions de prévention et de sensibilisation à la réduction des déchets.

MISSIONS PRINCIPALES
1. Gestion des ordres de mission
- Réception et enregistrement des ordres de mission dans le Logiciel RH, de suivi du temps de travail et des absences
- Suivi du processus de signature
- Classement numérique dans le dossier de l'agent concerné
- Information par voie électronique du supérieur hiérarchique de l'agent

2. Gestion de la comptabilité des recettes
- Taxe d'Enlèvement des Ordures Ménagères (TEOM)
o Définition des montants délibérés
o Établissement des demandes de paiement trimestrielles

- Redevance Spéciale (RS)
o Collecte et vérification des informations auprès des communes
o Élaboration et mise à jour des tableaux de calcul
o Établissement des écritures dans le logiciel de facturation
o Transmission des documents à la comptabilité pour émission des titres
o Contrôle avant signature du Président
o Classement des documents validés

- Conventions et contrats externes
o Établissement du calendrier des paiements
o Enregistrement et suivi des recettes
o Gestion des tiers dans le logiciel de facturation
o Établissement des factures et réalisation des titres
o Contrôle avant signature du Président
o Classement des documents validés

- Facturation liée au compostage et recettes diverses (P503)
o Collecte des informations auprès des chefs de pôle
o Enregistrement des tiers dans le logiciel de facturation
o Transfert des données en comptabilité pour facturation ou titres
o Contrôle avant signature du Président
o Suivi des flux financiers (PES RETOUR)

3. Accueil et secrétariat
- Accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Participation à la communication avec les communes adhérentes et les communautés de communes

4. Gestion des ressources humaines
- Recrutement
o Création et suivi des Déclarations de Vacance d'Emploi (DVE)
o Préparation et diffusion des offres d'emploi après validation de la direction
o Enregistrement et suivi des candidatures
o Gestion des réponses aux candidats
o Planification des entretiens avec le supérieur hiérarchique et la direction
o Mise à jour des tableaux de suivi des recrutements
o Collecte des pièces pour constitution des dossiers des agents recruté

5. Gestion technique
- Suivi des flux de déchets
o Réception et contrôle des états mensuels par pôle
o Mise à jour des tableaux de bord
o Transmission des informations à la direction et aux chefs de pôle

- Suivi des véhicules
o Mise à jour du tableau de bord d'entretien des véhicules
o Information de la direction et des chefs de pôle

- Gestion des plannings
o Réception des plannings mensuels
o Enregistrement dans Logiciel RH, de suivi du temps de travail et des absences
o Notification à la direction et aux chefs de pôle

AVANTAGES SOCIAUX
- Adhésion au Comité National d'Action Sociale (CNAS)
- Compte Épargne Temps (CET)
- Participation de l'employeur à la mutuelle santé
- Participation de l'employeur à la prévoyance complémentaire

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,#LNV,Respect obligations, discrétion, confIdentialité,Notions de comptabilité publique,Maîtrise des outils bureautiques Excel, Word,Capacité à travailler en équipe,Techniques d'accueil physique et téléphonique,Sens du service public,Capacités rédactionnelles

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Collecte des déchets non dangereux

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.