Responsable administratif des résidences et accueil de jour - h/f

Description

Le Centre Hospitalier des Quatre Villes recrute un(e) responsable administratif(ve) pour ses résidences pour personnes âgées et ses accueils de jour situés sur les villes Saint-Cloud et Sèvres (92).


Missions :


Facturation des séjours


* Vérification et Renseignement du logiciel de facturation CPAGE
* Vérification et Suivi en remplacement du tableau des mouvements
* Suivi des tableaux financiers (commun avec TP et finances)
* En remplacement d’un gestionnaire: Gestion des demandes de prélèvements automatiques
* Facturation mensuelle: Emission des titres de recettes (résidents payants, et départements hors 92 pour l’APA) + des avis de prélèvement + des contributions des ash
* Facturation mensuelle de l’APA pour le département 92 (sans émission de titre)
* Dépôt chorus pour la facturation ASH et APA auprès des départements
* En support des gestionnaires: Suivi des GIR, des dossiers APA et des dossiers ASH
* En remplacement d’un gestionnaire Saisie des actes de soins des intervenants libéraux
* Clôture de l’exercice: lien avec le TP et la DAF et validations des données des logiciels CPAGE (logiciel de facturation CH4V) et Hélios (logiciel comptable du TP)
* Réalisation d’effacement comptable sur demande du TP
* Envoi mensuel des tableaux / mémoire à l’appui des dépôts dans Chorus
* Envoi mensuel des tableaux financiers au TP
* Envoi par mail des dossiers de provisionnements des arrivées des résidents à l’ASH
* Envoi des nouveaux tarifs et GIR aux départements hors 92 pour l’APA


Régies d’avances et de recettes pour les résidences et accueil de jour (régisseur principal des 2 sites)


* Remise de la carte de régie et suivi des achats (DFT-NET et Excel)
* Vente de tickets repas et suivi


Gestion de l’équipe


* Plannings de l’équipe administrative, des animateurs, des psychologues, des psychomotriciens, et de l’accueil de jour
* Management et formation de l’équipe administrative
* Organisation du travail administratif incluant l’élaboration et la mise en œuvre des procédures


Communication


* Envoi des mails institutionnels d’informations aux familles y compris PJ
* CVS: élaboration du CR et envoi des invitations
* Réunions des familles: élaboration du CR et envoi des invitations
* Participations aux réunions de service, aux COPIL


Démarche qualité


* Participation aux réunions liées à la démarche qualité et réunions hebdomadaires de coordination par site
* Elaboration / mise à jour de procédures en lien avec le service administratif
* Elaboration de compte rendu de réunions, y compris celles avec les familles


En remplacement des adjoints - Accueil physique, téléphonique, courrier et courriel de la Résidence


* Information du public sur les conditions d’admission et de fonctionnement de la Résidence
* Ouverture du portail visiteurs
* Réponse aux questions et réclamations des résidents et de leur entourage ou orientation si besoin vers l’interlocuteur concerné.
* Réponse aux appels sur l’ensemble des Résidences
* Gestion du courrier: tri du courrier et redistribution auprès des professionnels, renvoi si besoin des courriers des résidents aux référents familiaux
* Visites de l’établissement


En remplacement des adjoints Constitution et suivi des dossiers administratifs des résidents tout au long de leur séjour


* Réponse aux demandes d’admission et instruction des dossiers
* Gestion administrative des entrées et des sorties (constitution des dossiers, registre des entrées/sorties, registre des décès, adressage des chèques de dépôt de garantie au Trésor Public)
* Remplissage des logiciels CPAGE et ORBIS
* Suivi des admissions, gestion de la file d’attente et du taux d’occupation de la Résidence
* Suivi de l’occupation des lits: envoi du flyer des Résidences aux partenaires, utilisation de ViaTrajectoire, collaboration régulière avec les assistantes sociales des services hospitaliers du CH4V et autres CH
* Suivi des mouvements dans Resid’ehpad et Cert’DC
* Relations avec les partenaires CAF, CPAM, Tuteurs, Départements
* Gestion administrative des successions
* Archivage du dossier administratif : gestion et suivi des dossiers archivés (création / durée de conservation / destruction : selon procédures) et maintien en état de la salle d’archives.


En remplacement des adjoints Secrétariat de la Résidence


* Gestion des panneaux d’information et mises à jour
* Commandes de papeterie pour l’administration du site
* Gestion du relevé de suggestions
* Envoi des courriers de projet d’accompagnement personnalisé
* Diverses tâches administratives


En remplacement des adjoints Hôtellerie


* Réception du linge à marquer et préparation pour envoi au prestataire
* Renseignement du logiciel linge
* Silverdo: intégration des menus, gestion des cartes postales en l’absence de l’animateur
* Demandes d’interventions techniques (logiciel Asset +)
* Envoi aux familles et tuteurs des besoins en produits d’hygiène et vêtements des résidents


Contrat : CDI


Lieu de travail : Saint-Cloud et Sèvres


Les plus du CH4V : Accès à une crèche, l'amicale du personnel, le CGOS, une conciergerie, solution de covoiturage KAROS, parking et transports en commun, séances de massages assis minute gratuites et d'ostéopathie à tarif réduit, restaurants du personnel, deux rooftops.


Le CH4V s’engage pour une politique inclusive, tous les postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.

Profil recherché

* Bac + 5
* Accueil du public
* Connaissance globale du fonctionnement d'un EHPAD
* Maîtrise des outils bureautiques
* Disponibilité, sens de l’écoute
* Rigueur, autonomie, sens de l’organisation, et discrétion
* Qualités relationnelles
#J-18808-Ljbffr