Gestionnaire administrative

Missions du SDIS

Prévention et évaluation des risques de sécurité civile ;

Préparation des mesures de sauvegarde et organisation des moyens de secours ;

Protection des personnes, des animaux, des biens et de l’environnement ;

Secours et soins d’urgence aux personnes victimes d’accidents, de sinistres ou de catastrophes ainsi que leur évacuation.

Missions du groupement

Former un collectif de 3900 agents au service du public ;

Accompagner 2800 sapeurs-pompiers volontaires dans leur engagement citoyen ;

Soutenir les trajectoires professionnelles de 250 personnels administratifs et techniques et de 900 sapeurs-pompiers professionnels ;

Assurer un accompagnement des cadres du service, administratifs, professionnels et volontaires dans le management de leurs personnels par la formation ;

Garantir à nos partenaires des actions de formation de qualité pour le bon fonctionnement de leurs services, établissements ou institutions.

Liaisons hiérarchiques

N+1 : Chef(fe) de service Planification, accompagnement et prospective.

N+2 : Chefferie du groupement Formation et activités physiques.

Liaisons fonctionnelles

Internes : Service Planification, accompagnement et prospective, Service Conception, innovation et stratégie, EDIS, Groupement Finances, Groupement des Ressources Humaines, Conseillers techniques départementaux (et/ou adjoints) et Cis.

Externes : CNFPT, organismes de formation et autres Sdis

Missions principales

 Participer à la construction du plan annuel de formation CNFPT, le mettre en œuvre et en assurer le suivi ;

 Assurer le suivi des formations statutaires obligatoires des PATS, les informer et les accompagner dans leur demande de dispense ;

 Mettre en œuvre et suivre les formations prévues au plan en relayant les demandes d’inscription aux prestataires dans le respect des règles de l’achat public ;

 Assurer la gestion administrative et financière des formations (de l’intégration des agents de WEBFOR à FORSYS aux services faits) dans le respect des procédures ;

 Garantir le suivi et la qualité des prestations (restauration, hébergement et transports) selon les dispositions du règlement pour les actions de formation ou concours, de l’établissement de l’ordre de mission à la mise en signature de l’état de frais ;

 Traiter les demandes d’inscription : vérifier les prérequis, valider/refuser/mettre sur liste d’attente les inscriptions dans le respect des règles de gestion, envoyer les convocations dans les délais impartis ;

 Garantir le juste taux de remplissage et proposer l’annulation le cas échéant avec réaffectation des stagiaires inscrits ;

 Assurer la fonction d’assistante de direction à hauteur de 20% de son temps de travail (dont la gestion du courrier et parapheurs, compte-rendu de réunion, courriers divers, organisation ponctuelle de réunion…) ;

 Contribuer à la démarche d’amélioration continue en étant force de proposition et en tenant compte des dysfonctionnements et des difficultés rencontrés ;

 Veiller à la continuité de service en l’absence d’un ou de plusieurs collègues.

Formations et diplômes :

Diplôme ou expérience professionnelle dans le domaine de la gestion administrative.

Connaissances :

De la fonction publique territoriale ;

Du milieu des sapeurs-pompiers (à acquérir) ;

Du fonctionnement de l’établissement (à acquérir) ;

Textes de référence en matière de formation professionnelle.

Savoir-faire :

Maîtrise des outils bureautiques (pack Office, logiciels métiers) ;

Maintenir ses compétences à jour (formations) ;

Compétences rédactionnelles ;

Savoir-être :

Appétence pour la formation professionnelle ;

Rigueur et organisation ;

Capacité à travailler en équipe ;

Aptitude à rendre compte et remonter toutes difficultés rencontrées ;

Dynamisme et sens du relationnel.