Encadrant(e) des secrétariats médicaux - h/f

Description

Lieu d’exercice

Site Nord Hôpital Couple Enfant – Tranche II – Chirurgie Pédiatrique PC médical – 2ème étage

Missions du service

L’Unité de Chirurgie Pédiatrique accueille les enfants porteurs d’une affection nécessitant une intervention chirurgicale ou un examen sous anesthésie générale. Le Service de Médecine et Réanimation Néonatale est dédié aux soins des nouveau-nés. Le service de Réanimation et Soins Intensifs prend en charge tous les enfants présentant une urgence vitale avec une nécessité de surveillance dans un milieu hautement spécialisé de réanimation. La Médecine Physique et Réadaptation Pédiatrique permet l’évaluation, la rééducation et la réadaptation pluri professionnelle (consultations, bilans, prise en charge, conseils et orientation).

Les activités spécifiques au poste

* Management Et Coordination Des Assistantes Medico-Administratives et des Adjointes Administratives
o Animer les équipes
o Organiser des réunions d’équipe régulières et en assurer le compte-rendu
o Organiser et planifier le travail dans les différents secrétariats
o Tendre à l’harmonisation des pratiques professionnelles
o Veiller à une répartition équitable des tâches
o Favoriser les relations directes entre les différents secrétariats
o Effectuer un suivi des objectifs déterminés au sein du secteur
o Définir des procédures et protocoles liés aux secrétariats
o Organiser les remplacements d’agents
o Présélectionner et réaliser les entretiens de recrutement
o Assurer les évaluations des personnels: entretien individuel d'évaluation, définir les objectifs annuels, faire le suivi
o Rédiger et actualiser les profils de poste, fiches de poste et fiches réflexes de l’ensemble des personnels administratifs
o Procéder au recensement des besoins de formation dans le cadre du plan annuel de formation continue et en assurer le suivi
o Accueil des stagiaires et formations
o Management des systèmes d’informations auprès de l’équipe administrative
* Gestion du temps de travail (plannings prévisionnels, congés, absences, via l’application Chronos) des personnels administratifs
* Gestion des plannings des salles de réunion en lien avec les cadres médico-administratives de l’HCE
* Accueillir et encadrer les nouveaux personnels et les stagiaires
* Habilitations informatiques du nouveau personnel, des internes, ainsi que des étudiants en médecine (externes)
* Envoi mensuel du listing des astreintes et gardes de chirurgie pédiatrique
* Accueillir/installer/déménager les agents ainsi que les médecins
* Assister aux Bureaux de Pôle/AG de Pôle et aux Conseils de Services/AG de services
* Assister aux réunions SSE (Plan Blanc)
* Gérer les commandes:
o Papeterie (via COPILOTE, LYRECO) de la chirurgie pédiatrie
o Consommables informatiques de la chirurgie pédiatrique (hospitalisation et consultations)
o Stocks et entretien du matériel bureautique (via COPILOTE)
o Recensement des besoins en fournitures hôtelières des équipes administratives et médecins
o Commandes des DECT/Ordinateur/… après validation avec le N+1 et chef de service
o Création/modification/commande des ordonnances sécurisées
* Logiciels informatiques institutionnels
o Déploiement/Accompagnement/formation/suivi des agents et des médecins pour l’utilisation des différents logiciels
o Accompagnement/aide à la dictée numérique reconnaissance vocale
o Faire intervenir la DSN pour déploiement/réactualisation des informations sur les logiciels, suivi des déploiements
o Création / Modification /actualisation des modèles d’entêtes de service dans easily
o Référentes des modèles de courriers, convocations, certificats en collaboration avec les secrétaires du service
o Création/modification des agendas des médecins
o Gestion des demandes au support informatique des équipes médicales et administratives
o Gérer toutes les habilitations informatiques Easily, Cristalnet, accès aux différents services de l’HCE pour les médecins et les personnels administratifs
o Assurer le suivi des tâches administratives des agents
* Gérer les demandes d’intervention aux services techniques des équipes médicales et administratives (GMAO)
* Gestion de l’annuaire du service de chirurgie pédiatrique
* Gestion du site internet de chirurgie pédiatrique
* Gestion de toutes les listes de distribution de tous les secrétariats (création, modification, habilitation)
* Gestion du paramétrage des boites mails génériques
* Mise en place des nouvelles avancées informatiques, KATE 360, SISRA, TELE-EXPERTISE
* Réunion hebdomadaire avec N+1 et les cadres médico-administratives du pôle pédiatrie génétique et MEROG

Les relations professionnelles spécifiques au poste

* Sous l’autorité hiérarchique du Cadre Supérieur de Gestion (N+1) et du Directeur référent (N+2)
* Lien fonctionnel avec les responsables médicaux du pôle, le Cadre supérieur de santé de pédiatrie et les Cadres de santé
* Lien fonctionnel avec les médecins
* Lien fonctionnel avec les cadres de gestion et cadres médico-administratives du CHU
* Lien fonctionnel avec Gestionnaires des ressources humaines du pôle

Profil recherché

Les compétences spécifiques

* Assistante Médicale Administrative titulaire justifiant d’une expérience de plusieurs années
* Maîtrise d’Easily et Cristal-Link, des applications de gestion (Chronos, COPILOTE, PS’Soft), dictée numérique à reconnaissance vocale (Zenreco) et des outils de bureautique (suite Microsoft Office)
* Technique de Management / Gestion des conflits / Gestion du temps de travail
* Travail en équipe et en relation avec de multiples interlocuteurs
* Qualités rédactionnelles

Qualités requises pour acquérir ces compétences

* Esprit d’équipe et d’initiative
* Sens des responsabilités
* Rigueur dans l’organisation du travail
* Esprit d’analyse et de synthèse
* Qualités relationnelles
* Adaptabilité et souplesse
* Réactualisation des compétences
* Sens de la communication
#J-18808-Ljbffr