Gestionnaire administratif / administrative douane (h/f)

Description du poste :
- Recenser et identifier les besoins en soutien logistique pour les événements des différents pôles et directions, en assurant la gestion de la boîte de réception des demandes. En collaboration avec le chef d'unité et les régisseurs événementiels, traiter les formulaires de demande et s'assurer de la mise à jour du planning événementiel, en informant les services concernés des évolutions imprévues
- Assurer le suivi des demandes de réservation d'espaces événementiels, en garantissant le bon déroulement du processus et en anticipant les imprévus liés aux activités. Tenir à jour les plannings d'occupation des salles et des sites événementiels
- Assurer la gestion des fiches de programmation et de coordination (fiches évènements) pour l'organisation d'évènements décidés par le Département et informer les services organisateurs des obligations réglementaires liées à leurs demandes d'événements
- Assurer le suivi administratif des heures supplémentaires, des permanences et frais de déplacements de l'unité, ainsi que le traitement RH des anomalies et des congés sur le logiciel de gestion du temps de travail ; renseigner les tableaux de bords mensuels correspondants
- Assurer des fonctions d'assistance de l'unité : accueil téléphonique, organisation de réunions, prise de notes, établissement de comptes rendus, référent DSI/téléphonie pour l'unité, commande de matériels et fournitures diverses.Rédacteur territorial titulaire, ou contractuel diplômé a minima d'un bac avec une expérience en gestion administrative (recrutement sur CDD d'un an renouvelable)
Connaissances de l'environnement administratif et institutionnel
Maitrise des techniques de rédaction administrative et des outils bureautiques (Word, Excel, élaboration de tableaux de bord)
Aptitude à prioriser, à respecter les délais et faire preuve de rigueur
Capacité à travailler en équipe, à établir et à entretenir des relations de travail positives.#Administratif #Evenementiel

Experience: Débutant accepté

Au sein du pôle finances, commande publique et logistique, la direction de la logistique et des moyens généraux inscrit son action dans les projets stratégiques du département. Elle assure une fonction transversale en interne en apportant une fonction d'appui, en gérant les ressources matérielles et les moyens généraux nécessaires au fonctionnement quotidien de la collectivité, afin de faciliter le bon déroulement de l'action départementale auprès du public. Elle participe acti...