Secrétaire administratif

Description de l’offre:

Crée en 2015, Medicharme est un groupe à taille humaine spécialisé dans l’accompagnement des personnes âgées dépendantes et non dépendantes. Medicharme est un acteur de proximité, ancré localement et proposant des lieux de vie adaptés aux personnes âgées. Chez Medicharme, la vie n’a pas d’âge, chaque collaborateur veille et participe au bien-être des résidents en respectant leurs habitudes de vie.

Participez à une aventure humaine au sein d’une entreprise dynamique !

Notre résidence de l’Elvody situé(e) à Vires recherche un(e) Secrétaire Administratif/ve H/F en CDD de remplacement à partir du 15 janvier 2024 pour une durée d’un mois, renouvelable.

Les raisons de nous rejoindre

En rejoignant notre résidence à taille humaine, nous vous offrons une réelle qualité de vie au travail, des horaires stables, un projet animé en équipe pluridisciplinaire et sous la responsabilité d’une équipe de direction disponible et à l’écoute des collaborateurs.

Salaire :

– Salaire de base : 1747.20€ bruts

– Ségur : 206€ bruts

Vos compétences et vos qualités humaines sont des atouts essentiels pour assurer une prise en soin de qualité et faire de chaque résidence un véritable lieu de vie.

Vos objectifs : Accueillir, informer et orienter les résidents, les familles et les visiteurs physiquement et téléphoniquement. Participer à la gestion administrative du personnel en collaboration avec la Direction.

Missions

• Gestion de l’accueil physique et téléphonique

Promouvoir l’image de l’établissement et contribuer à l’image de l’établissement en assurant un accueil téléphonique et physique de qualité, avec respect et discrétion

S’assurer que le lieu d’accueil est chaleureux, propre et que les documents et revues prévus dans l’entrée soit en bon état

Assurer aux résidents et à leurs familles la qualité d’écoute et a disponibilité nécessaire tout au long du séjour au sein de l’établissement

Commander les ambulances et taxis pour les résidents

Attribuer les lignes directes à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique

Tenir à jour une liste téléphonique des résidents présents

Mettre à jour le répertoire interne et l’annuaire d’urgence

Transmettre le standard ou transférer les appels en fin de poste

Orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes pratiques

Informer les résidents et leur famille sur les modalités d’hébergement

Présenter les prestations fournies

Remettre et faire prendre connaissance du livret d’accueil

Informer sur le règlement de fonctionnement de l’établissement

Aider les familles dans la constitution des dossiers administratifs (APA, APL, etc …)

• Activités administratives

Veiller à l’affichage des programmes d’animation et des menus

Gérer les commandes et les stocks de matériels de bureau

Collecter les factures fournisseurs, les vérifier et les transmettre à la Direction

Assurer la réception, le tri, la distribution et les envois des courriers et colis (La Poste, livreurs privés, fournisseurs, etc …) pour l’établissement et pour les résidents

Participer à l’élaboration des tableaux de bord

Classer, ranger, archiver les divers courriers et documents

Réceptionner et transmettre les divers messages d’alarmes ou de pannes

Réaliser divers travaux de secrétariat

• Gestion administrative du personnel

Accueillir et participer à l’intégration des nouveaux collaborateurs

Inscrire les salariés sur le Registre Unique du Personnel (RUP)

Effectuer les Déclarations Préalables A l’Embauche (DPAE)

Tenir à jour les dossiers des salariés

Tenir à jour le registre des visites et contrôles

Organiser et suivre les visites médicales des salariés

Participer au suivi des absences et assurer partiellement la gestion des plannings, des remplacements et des échanges d’horaires en accord avec la Direction

Participer à l’organisation et la mise en place des formations

Tenir à jour le répertoire des coordonnées du personnel, de l’établissement, de la Direction, des différents intervenants et de l’organigramme

• Communication interne

Assurer le relais concernant la transmission des informations entre les salariés, les différents services de l’établissement et du siège

Participer à l’organiser des réunions

Participer aux groupes de travail et aux formations

Signaler à l’équipe soignante toute situation à risque pour les résidents

Veiller à la bonne application du règlement de fonctionnement de l’établissement

Réaliser l’affichage des divers documents à destination des résidents, de leurs familles et de visiteurs

• Evaluation qualité et gestion de crise

Participer aux évaluations de la qualité de l’établissement (évaluation interne, évaluation externe) et enquêtes de qualité

Collaborer au Plan d’Amélioration de la Qualité (PAQ)

Concourir à l’établissement et suivi de Fiches d’Evènements Indésirables (FEI)

Contribuer à la réévaluation du projet d’établissement

Concourir à la communication interne en cas de crise ou d’alerte (crise sanitaire et climatique particulier)

• Politique de bientraitance de l’établissement

Garantir le respect de la politique de Bientraitance de l’établissement

Participer activement à la mise en œuvre et de à la traçabilité des actions de Bientraitance définies dans le cadre du projet soin

Signaler tout fait pouvant être considéré comme maltraitant et assurer la mise en œuvre et le suivi des actions correctives

Prendre connaissance des recommandations de Bonnes Pratiques Professionnelles sur le sujet

Participer à la formation, l’information et la sensibilisation des usagers (professionnels et non professionnels, accompagnants, aidants, etc …)

Profil recherché :
Envie de participer à notre projet d’établissement ? Postulez dès à présent et rejoignez-nous !