Assistant secrétaire (h/f)

Description du poste :
Poste
Finalité:
Appuyer la direction et les équipes opérationnelles / support dans leurs activités quotidiennes.
Mission:
- assurer la gestion de bases de données et de tableaux de bord spécifiques :
Mettre à jour, renseigner les tableaux de bord et bases de données du service (logiciel de facturation et de gestion du temps: imago, resid esms, octime ...)
Contribuer à leur tenue et proposer leur amélioration continue
Effectuer toute mise à jour, recherche et extraction depuis les outils
- apporter un appui dans le traitement technique des divers dossiers (dossier informatisé de l'usager, divers dossiers RH (visites médicales, dossiers du personnel) :
Apporter un premier niveau de réponses aux interlocuteurs, les orienter
Traiter certains dossiers techniques à la demande du directeur ou de ses équipes et faire le lien avec les différents interlocuteurs concernés pour le suivi de ces dossiers
Rédiger des comptes rendus de réunion, ou des notes d'information dans le domaine
- gérer la documentation technique et/ou spécialisée
Tenir à jour le classement de la documentation et le rendre à la disposition du service
Effectuer des recherches documentaires en lien avec le domaine
Contribuer à effectuer une veille juridique/en terme d'évolution majeure sur le domaine
Assurer le classement et l'archivage des documents internes
- participer à la gestion du secrétariat et assurer le suivi budgétaire du service
Réceptionner, filtrer les appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs
Réceptionner, trier, enregistrer, traiter et diffuser le courrier
Rédiger des courriers selon des consignes préalablement communiquées
Préparer les dossiers, rédiger et rassembler les informations nécessaires à la prise de décision
Gérer les agendas et organiser les réunions et déplacements
Passer les commandes de fournitures, de prestations, et veiller aux réceptions
Suivre les opérations comptables internes et externes, valider et mettre en paiement les factures
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Vous recherchez du sens et souhaitez vous épanouir au sein d'une association engagée et porteuse de valeurs humanistes ?
Nos collaborateurs bénéficient de divers avantages tels que le Compte Épargne Temps, une garantie d'évolution de la rémunération, une prime de fin d'année, une mutuelle et prévoyance avantageuses, un accompagnement sur les thématiques du travail, logement, famille, santé par notre réseau d'assistantes sociales ...
La Croix-Rouge française est une organisation inclusive qui considère la diversité de ses collaborateurs comme un atout capital, et est signataire d'un accord : Diversité et égalité professionnelle.
Notre Association marque ainsi sa volonté de prohiber toute forme de discrimination et s'engage auprès de ses salariés sur des thèmes aussi divers que l'égalité femmes/hommes, l'emploi des seniors, le handicap, l'orientation sexuelle, le genre.
De même, engagée sur les sujets sociétaux, la Croix-Rouge française inscrit dans sa stratégie deux engagements ambitieux en faveur de l'environnement. Avec pour double objectif de sensibiliser et outiller 100% de ses volontaires aux conséquences du changement climatique et de réduire de moitié son empreinte carbone à l'horizon 2030.
Date de prise de poste souhaitée
16/12/2024
Description du profil :
Formation en secrétariat Bac + 2 exigée.
Expérience intermédiaire ou première expérience souhaitée.
Compétences clés:
Organiser et gérer les priorités
Maîtriser les outils bureautiques, informatiques et l'environnement du web
Elaborer et/ou suivre un budget
Capacités rédactionnelles
Rigueur et autonomie
Capacité d'adaptation
Expertise métier dans son domaine d'intervention
La connaissance de l'outil Imago serait appréciée

Experience: Débutant accepté

Personnes en Situation de Handicap', avec un produit d'exploitation de plus de137 mk€ annuel, regroupe 3 200 salariés, et accompagne 3 600 personnes en situation de handicap (adultes et enfants) au sein de structures comme des Maisons d'Accueil Spécialisées, Foyers d'Accueil Médicalisés, Instituts Médico-Éducatifs, Établissements de Services d'Aide par le Travail, Foyers de Vie, Foyers d'hébergement, Services d'Accompagnement à la Vie Sociale...
Permettre à chaque personne ...