Assistant administratif et comptable des centres socioculturels (h/f)

- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'EPA
- Assurer le suivi des dossiers administratifs
- Participer à l'exécution budgétaire
- Assister le responsable des Moyens
- Participer à certains travaux administratifs de l'élaboration du Projet Social et de son évaluation- Traitement des dossiers et saisie de documents
- Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Suivi et contrôle de l'exécution budgétaire
- Accueil physique et téléphonique en appui avec les agents d'accueil des centres
- Gérer un système de mesure de la fréquentation, réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
- Faire respecter les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité

Traitement des dossiers et saisie de documents
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Saisir des documents de forme et de contenus divers
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Rechercher les informations, notamment règlementaires et vérifier la validité des informations traitées
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- Rédiger des documents administratifs
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Rédiger des comptes rendus et des procès-verbaux de réunion
Gestion de l'information, classement et archivages de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter les informations
- Préparer les dossiers pour les instances
Suivi et contrôle de l'exécution budgétaire
- Réceptionner, contrôler, saisir et scanner les pièces comptables reçues
- Assurer le suivi de la comptabilité d'engagement : réceptionner, contrôler les pièces nécessaires à l'élaboration des bons de commande, saisir, éditer et mettre à la signature les bons de commande, suivi des engagements non soldés.
- Suivre l'exécution des différentes émissions (mandats et titres)
- Saisir les inscriptions budgétaires dans le logiciel comptable
- Gérer les fichiers de tiers sur une base de données
- Contrôler le compte de gestion
- Procéder à l'émission des virements de crédits
Renseigner et orientation du public:
- Identifier et orienter la demande en fonction de son degré d'urgence
- Présenter des documents d'information et de communication
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la structure
- Réaliser les inscriptions et les encaissements des adhérents
- Participer à la construction de liens avec les usagers
- Remplacement des agents d'accueil
- Assurer le secrétariat, selon les procédures en vigueur, des centres socioculturels (gestion du courrier, fournitures, planning de réservation des salles et des véhicules, etc...)
- Réaliser des travaux de bureautiques (saisie et mise en forme de courriers, compte-rendu, organisation du tri, classement et archivage des dossiers
- Suivre et gérer l'agenda de la structure
- Élaborer les supports de communication
- Adapter les messages aux supports de communication et aux publics ciblés (Internet, plaquette, petit journal du centre,..)
- Effectuer les sauvegardes informatiques et mises à jour des fichiers
- Participer à l'exécution budgétaire
Autres interventions polyvalentes en lien avec l'équipe
- Participer aux temps forts d'animation en soutien aux équipes des Centres Socioculturels
- maîtrise de l'outil informatique et du logiciel adhérents i-Noé, ainsi que des applications spécifiques liées au poste de travail
- capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
- maîtrise des techniques d'accueil et les règles de communication
- connaissance des techniques de secrétariat et de gestion de planning
- connaissance du fonctionnement du standard téléphonique et d'internet