Assistante adv

KELLY SERVICES : ASSISTANT ADMINISTRATION DES VENTES

CONTRAT : 01/07/2024-31/12/2024 ( mission en intérim)

Lieux : AVENUE DU PRADO 13008 MARSEILLE

Mission de l’Assistant(e) Administration des Ventes

Rattaché(e) au Responsable Administration des Ventes, l’Assistant(e) Administration des Ventes effectue le traitement administratif des commandes clients en respectant un objectif de qualité (service, coût, délai…). Il/elle est l’interface entre les services projets et assistance clientèle. Il/elle gère les commandes clients (de la validation de la commande à la facturation\litige).

Activités principales :


• Vérifier que les nouveaux dossiers de commandes émis par le service commercial sont complets et conformes aux exigences (Bon de commande client, Notification, CCAP, CCTP, conditions de facturation STD ou STDM…) en fonction des éléments de la procédure et de l’instruction WCO et procéder soit à leur validation dans le CRM Dynamics, soit à leur saisie dans le fichier des commandes en attente et demande d’informations complémentaires auprès du service commercial.

• Le cas échéant, créer les nouveaux comptes clients dans l’ERP Sage X3 pour générer une nouvelle référence de compte.

• Contrôler que le contenu des projets qui transitent par l’interface CRM/ERP est conforme à la commande et aux exigences (notamment conditions de facturation STD ou STDM).

• Affectation des nouveaux projets aux Directeurs de Projets (DDP) concernés en fonction du produit saisi dans le projet (affaire) : création / validation du détail, modification du statut (Budget/étude à commande en cours), si STDM = saisir les jalons prévisionnels de facturation, valider la tâche ADV afin que ceux-ci soient transmis au DDP, création du/des contrat(s) associé(s) grâce à la/aux ligne(s) article(s) de maintenance présente(s) dans la commande, transmission des dossiers dématérialisés aux DDP par l’intermédiaire de la création d’un nouveau dossier dédié sur le répertoire « CLIENTS ».

• S’assurer régulièrement, grâce aux tableaux de bord, qu’il ne reste pas de dossiers non affectés aux DDP.

• Facturer les commandes clients en adéquation avec les bordereaux d’intervention émis par le service projets, dûment validés par les clients.

• Gestion au quotidien, suivi et facturation des contrats de maintenance logicielle, d’hébergement et d’infogérance des clients (en direct ou via nos partenaires) : rédaction et envoi des nouveaux contrats, nouvelles propositions de maintenance/abonnement, reconductions de maintenance/abonnement en fonction des échéances prévues ; lecture, analyse, préparation, envoi des réponses aux marchés de maintenance, suivi administratif, synthèse et mise en évidence des éléments dérogatoires aux conditions Enovacom pour le bon suivi de la maintenance, relances clients, gestion des Black-List, Support Premium, etc.

• Prise en charge, analyse et gestion de demandes clients spécifiques nécessitant une intervention d’un point de vue juridique afin de trouver un consensus entre les clauses initiales du contrat client (tels que cahiers des charges relatifs aux marchés de maintenance logicielle) et les conditions générales d’Enovacom. Pour cela, l’Assistant(e) Administration des Ventes utilisera tous les moyens à sa disposition pour atteindre cet objectif (service commercial, chef de projet, support, pôle juridique, cabinet d’avocat…).

• Editer, enregistrer et assurer le suivi des factures.

• Gestion et/ou suivi des litiges associés à la facturation (avoirs/refacturation avec ou sans delta de refacturation).

• Renseigner les clients au mieux et leur apporter les éléments souhaités quand la demande est réalisable.

• Support pour le suivi des relances des impayés.

• Archivage des dossiers administratifs.
Activités autres
• Points quotidiens/hebdomadaires avec le Responsable Administration des Ventes sur des dossiers nécessitant un arbitrage
. • Reporting mensuel sur les actions menées et présentation des résultats au Responsable Administration des Ventes.
• Reporting au Directeur Administratif et Financier en l’absence du Responsable Administration des Ventes.
• Force de propositions et participation à l’amélioration des outils et des procédures