Responsable d'une équipe d'accueil admission facturation régie / bureau des entrées (h/f)

[28980] CHU DE MONTPELLIER
MISSIONS :
· Management de l'équipe du bureau des entrées et de son activité (Accueil, Admission, Facturation, Régie) ;
· Animer l'équipe et coordonner les moyens en étant garant de l'efficacité et de la qualité du service rendu aux patients ;
· Suivre la facturation de l'activité hospitalière du site (facturation Sécurité Sociale, mutuelles, patients).
ACTIVITES PRINCIPALES :
1. Management :
· Organisation, animation et encadrement direct de l'équipe d'agent d'accueil et d'admissions de l'établissement
· Conduite du projet de transformation des bureaux des entrées du CHU de Montpellier sur son secteur (évolution des méthodologies de travail, processus de digitalisation de l'admission du patient) ;
· Formation et accompagnement des agents dans la mise en oeuvre des procédures et organisations de travail ;
· Gestion et priorisation des tâches des agents en tenant compte des flux patients ;
· Animation des réunions d'équipe ;
· Assurer le lien entre l'équipe et les différents interlocuteurs (services de soins, service social, trésorerie, caisse pivot et mutuelle)
· Assurer la qualité d'accueil et du service rendu au patient ;
· Elaboration et suivi des plannings et gestion de l'absentéisme ;
· Tenue des entretiens professionnels annuels des agents (évaluation) ;
S'assurer du bon fonctionnement des bornes sur le site et faire remonter tous les dysfonctionnements pour améliorer le service rendu au patient
1. Facturation Recouvrement :
· Contrôle qualité et exhaustivité des données administratives (identité, adresse, contact...) des patients
· Contrôle des délais de gestion et de la qualité des dossiers avant la mise en facturation des dossiers d'admissions ;
· Optimisation du processus de facturation en lien avec le responsable hiérarchique direct et les services de soins;
· Analyse et traitement des contentieux et suivi du recouvrement des recettes du site ;
· Référent identito-vigilance de son secteur.
Description du profil recherché:
Gestion des compétences
. Etablir des plannings et des méthodes d'organisation au regard des variations de l'activité et des priorités définies par l'institution
. Evaluer les agents : évaluer les résultats individuels et mettre en place des actions amélioratives et/ou correctives, audit des pratiques
. Savoir communiquer, écouter, discuter, arbitrer, gérer les conflits
. Faire un reporting régulier aux équipes et à sa hiérarchie
. Veiller au respect de l'exécution des tâches par les agents
Compétences techniques
. Utiliser Pastel : gestion bilan, PEC, redressements AMO, mutuelles, Suivi factures de Pastel
. Utiliser BO et le CGA
. Présenter et synthétiser des documents et concevoir un tableau
. Connaître la législation Assurance maladie, T2A, FIDES, gestion des risques et les règles de recueil des données médico-administratives et leur impact sur le traitement des informations
. Préparer le plan de travaux, plan de formation, plan équipement
. Gérer les autorisations des nouveaux agents (Pastel, carte CPS, accès aux différents outils)
. Former et accompagner les agents aux outils y compris les agents des accueils décentralisés
. Suivre les dossiers à risques financiers : demande AME, payants intégraux, > 1000 €
. Posséder des connaissances comptables (comptes budgétaires par types de prestations, circuits des factures.
Horaires : Horaires normaux
Période de la journée : Jour