Responsable administratif(ve) du centre de recherche sur les circulations, les liens et les éch[...]

Responsable administratif(ve) du centre de recherche sur les circulations, les liens et les échanges (CeRCLEs) - (F/H)

Niveau de recrutement : Assistant ingénieur (Catégorie A)

Niveau de rémunération: Agents contractuels: selon profil et expérience (+prime de fin d’année)

Localisation du poste: CeRCLEs - Centre de la Vieille Charité - 2, rue de la Charité - 13002 Marseille

Poste à temps incomplet (50%), ouvert aux agents contractuels par contrat à durée déterminée d’un an renouvelable.

Poste à pourvoir dès que possible

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

L'Ecole des hautes études en sciences sociales (www.ehess.fr) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, «grand établissement» assurant une mission de recherche dans le domaine des sciences humaines et sociales et de formation à la recherche. L’établissement accueille 3000 étudiants dont 1500 doctorants (avec près de 200 thèses soutenues par an dans toutes les disciplines des sciences sociales) et autant de masterants. L’EHESS accueille également 40 unités de recherche organisées autour d'un domaine, d'une approche ou, pour un tiers d'entre elles, d'une « aire culturelle ». En leur sein, plus de 500 enseignants et chercheurs développent les savoirs, forment et encadrent les étudiants de master et les doctorants. Ils sont soutenus par près de 250 personnels administratifs et d’appui technique à la recherche.

CeRCLEsse veut un lieu d’expérimentations méthodologiques et épistémologiques à travers des enquêtes collectives et des séminaires de réflexion sur des travaux en train de se faire, construits autour d’enjeux de circulations à la fois empiriques et conceptuelles. L’un de ses points forts est de réunir des spécialistes de différentes disciplines (anthropologie, sociolinguistique, histoire, philosophie de l’économie) travaillant sur différentes régions d’Afrique, d’Asie et des mondes occidentaux, ce qui en fait de facto un lieu original, à la fois interdisciplinaire et interaréal, dans le paysage actuel des unités de recherche.

Placé-e sous la responsabilité de la direction du Centre, vous l’assisterez dans la gestion des affaires courantes, dans l’animation et la communication du Centre. A ce titre, vos principales missions consisteront à:

* Assurer le secrétariat ainsi que la gestion administrative et financière du Centre;
* Participer aux actions de communication et aux évènements du Centre;
* Assurer l’accueil et l’orientation des étudiants, chercheurs invités et doctorants – français et étrangers – et les accompagner dans leurs démarches.

Gestion et suivi des activités du Centre:

* Assurer la circulation de l’information administrative et être l’interlocuteur-trice des services centraux de l’EHESS et des organismes extérieurs;
* Assurer la gestion des actes administratifs et financiers en lien étroit avec les services centraux de l’EHESS;
* Suivre le budget et contrôler son exécution, en lien avec la Direction des affaires financières de l’EHESS;
* Assurer les dépenses courantes ainsi que la gestion des missions de l’ensemble des membres du Centre, qu’ils soient permanents ou non;
* Valider les engagements juridiques et les services faits dans le logiciel de gestion SIFAC;
* Assurer la mise à jour et l’analyse régulière de tableaux de bord de l’activité administrative, financière et scientifique du Centre (suivi d’indicateurs pour la réponse aux enquêtes).

Participation à la communication et à la promotion des activités du Centre, en interne et en externe:

* Assurer la circulation de l’information au sein du Centre;
* Rédiger et diffuser les comptes-rendus des réunions du Conseil de Laboratoire et des AG;
* Assurer l’organisation et la logistique des manifestations scientifiques du Centre;
* Mettre en œuvre des actions de communication (site internet, newsletter, réseaux sociaux, bulletin annuel sur les activités du Centre, etc.);
* Mettre à jour le site Web du Centre (annuaire, publications, évènements…).

Accompagnement des enseignants-chercheurs:

* Assurer une veille sur les appels à projet (AAP) et accompagner les membres du Centre dans la réponse à ces AAP, notamment dans l’élaboration du budget prévisionnel;
* Monter les dossiers administratifs et financiers et assurer le suivi des projets de recherche en lien avec la direction du développement de la recherche de l’EHESS;
* Collecter les informations auprès des enseignant-chercheur-es, doctorant-es et chercheur-ses invité-es afin de mettre à jour le site Web et de répondre aux enquêtes diverses;
* Contribuer à la réponse aux audits (rapport Hcéres).

Accompagnement des nouveaux membres:

* Assurer l’accueil et le suivi des chercheur-es invité-es, des doctorant-es, des étudiant-es, des vacataires, des stagiaires, etc. et les accompagner dans leurs démarches.

Compétences opérationnelles

* Maîtriser les outils bureautiques (Pack Office) et idéalement les outils de suivi des dépenses (budget, recette, missions);
* Connaitre les règles générales de la comptabilité publique et des marchés publics.

Compétences comportementales

* Aisance relationnelle (nombreux contacts avec les chercheur-es; fonctions support);
* Capacité d’adaptation, goût pour la polyvalence;
* Prise d’initiative, réactivité;
* Sens de l’organisation, rigueur;
* Qualités rédactionnelles;
* Sens de l’écoute;
* Savoir travailler en autonomie;
* Avoir le sens du travail en équipe;
* Savoir rendre compte régulièrement de son activité et savoir faire circuler l’information.

Exigences:

* BAC+2 exigé;
* Une expérience dans la gestion administrative et financière d’une structure publique;
* Une expérience au sein de l’écosystème universitaire sera fortement appréciée.
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