Gestionnaire administrative

Sous la direction de la responsable du service, vous serez chargé(e) de :

+ Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.

+ Gérer et suivre les dossiers administratifs sur le pôle enfance-jeunesse et sports

Techniques, spécificités au métier :
- Accueil physique et téléphonique du public
- Exécuter des travaux administratifs courants (vérification de documents, frappe et mise en forme de courriers, suivi de dossiers administratifs…)
- Traitement des dossiers ponctuels
- Suivi des projets et activités du service
- Réalisation de tableaux de bord, courriers divers, bons de commande
- Gestion de l’information, classement et archivage de documents
- Suivre la planification des réunions de commissions/d’équipe : envoi des convocations, préparation des documents de travail, frappe des compte-rendu, notes…

Service Accueil de Loisirs (ALSH) :
- Gestion des pré-inscriptions et inscriptions des accueils de loisirs extrascolaires : réception et saisie informatique des dossiers uniques de renseignements, réactualisation des dossiers (version papier et dématérialisés).
- Facturation des états de présence.
- Gestion et suivi des dossiers administratifs des équipes d’animation.
- Coordination des dossiers sanitaires enfants.
- Information sur les formations à titre non professionnelle de l’enfance et de la jeunesse en ACM (BAFA-BAFD).
- Demande de devis, réalisation des bons de commande, suivi de livraison, vérification des conventions.

Et sont dédiés à l’élaboration de la CTG de la CAF du Nord :
- Assurer le suivi administratif de la Convention (données d’activités).
- Coopérer avec le responsable du service périscolaire dans le cadre du recueil des données d’activités et financières CAF.

Service des Sports :
- Organiser toutes les missions administratives liées au poste : travaux divers, création et MAJ des tableaux de bord de suivi des conventions, des dossiers de subventions, de l’inventaire du matériel.
- Planifier et suivre les plannings d’occupation des installations sportives (compétitions, entrainements).
- Suivre les réservations de prêt des véhicules du service jeunesse (répertorier les conducteurs, planning des activités, destination,)
- Suivre les demandes de matériel et d’intervention auprès du service technique.
- Participer au suivi des demandes de subventions des associations sportives.
- Collaboration sur le projet municipal de l’action des « droits de l’enfant ».
- Assurer d’autres tâches nécessaires au bon fonctionnement du service.

- Connaissance de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la fonction publique.
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
- Rigueur et méthode dans le travail
- Organisation et gestion du temps
- Qualités rédactionnelles requises
- Sens du travail en équipe
- Techniques de rédaction administrative.
- Maitrise des logiciels bureautiques (Word, Excel...)
- Bonnes qualités relationnelles
- Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
- Disponibilité
- Polyvalence
- Capacité d’adaptation
- Autonomie dans l’organisation du travail.