Gestionnaire administratif (doctorat, hdr et collège des écoles doctorales) – f/h

L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil. L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication. Elle compte aujourd’hui près de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut), répartis sur ces 5 Campus. La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 1 école universitaire de recherche (EUR PNGS-M&CS), plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.
Gestionnaire administratif (doctorat, HDR et collège des écoles doctorales) – F/H Catégorie : B Quotité d’affectation sur le poste : 100% Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage » Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage Correspondance statutaire : Technicien (TECH) / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3 Contexte de travail Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse Composante / Service : Direction de la recherche / Pôle études doctorales Composition du service (effectifs) : 28 Fonction d’encadrement : Non Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle Études doctorales Accueil, accompagnement et inscription des doctorants Assurer l’accueil physique et téléphonique Assurer l’orientation des interlocuteurs internes et externes Accompagner les doctorants dans leurs démarches administratives, vérifier l’exactitude et la précision des renseignements fournis dans les dossiers et procéder aux inscriptions des doctorants jusqu’à la soutenance de thèse Elaborer, saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative sur la plateforme des doctorants, sur APOGEE et SINAPS Suivre les dossiers des doctorants et relancer les intervenants internes et externes Elaborer des tableaux de suivi Gérer et suivre les conventions de cotutelle internationale de thèse et les avenants conformément à la réglementation des études doctorales et en lien avec les universités partenaires Référent APOGEE Référent Plateforme des inscriptions et réinscriptions des doctorants Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité Saisir et mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser Classer et archiver les documents Gestion et suivi des dossiers de d’habilitation à diriger des recherches Assurer l’accueil des enseignants-chercheurs candidats à l’habilitation à diriger des recherches (HDR) Répondre aux questions des enseignants-chercheurs, les aider dans leurs démarches administratives et de soutenance d’HDR, vérifier l’exactitude et la précision des renseignements fournis dans les dossiers Préparer le dossier d’inscription en HDR pour l’examen par la Commission recherche et après avis des rapporteurs le dossier de soutenance Vérifier la composition du jury, établir les convocations pour l’inscription administrative et la soutenance, élaborer les attestations de réussite aux diplômes Elaborer, saisir et mettre à jour des bases de données dédiées (APOGEE, SINAPS, SIRIUS) et élaborer des tableaux de suivi Référent SIRIUS pour la partie HDR Gestion et suivi des formations pour les candidats HDR Classer et archiver les documents Gestion administrative du collège des écoles doctorales Planifier les séances du collège, préparer l’ordre du jour Assurer le bon fonctionnement de l’instance sur le plan académique (documentation des séances, gestion des invitations, …), administratif et logistique (application du règlement intérieur, convocation des membres, production de documents de travail, invitation d’intervenants extérieurs, réservation de salles, vote électronique, …) Rédiger le relevé des décisions et le procès-verbal de séance Préparer les dossiers des séances pour la vice-présidente de la commission recherche et les membres du collège Assurer la diffusion et le suivi des décisions du collège auprès des différents acteurs concernés Gérer et suivre les dossiers thématiques émanant du collège des écoles doctorales y compris les contrats doctoraux du CED Suivre l’évolution de la règlementation sur l’ensemble du domaine de gestion Qualité Appliquer la réglementation (les statuts de l’Université, l’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat modifié par l’arrêté du 26 août 2022) Participer au bon fonctionnement du service Appliquer la politique de qualité Respecter les procédures qualité Chercher régulièrement à améliorer l’organisation du service Pilote du process inscriptions Outils spécifiques à l’activité Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : SIRIUS, plateforme des doctorants, APOGEE, SINAPS et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Powerpoint
Connaissances / Savoir Connaissance de l’environnement professionnel (doctorat, HDR) Règlementation applicable au doctorat et à l’HDR Structures de l’établissement Savoir faire Savoir planifier et organiser les tâches Capacité à suivre plusieurs dossiers en parallèle Travailler dans un calendrier contraint Capacité à s’investir dans des projets Maîtrise du logiciel Apogée, plateforme des doctorants, Sirius, SINAPS, Savoir utiliser les logiciels de bureautique (Word, Excel) Compréhension écrite et orale de l’anglais Savoir être Disponibilité, rigueur et patience Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe Savoir informer et rendre compte à son supérieur hiérarchique Être disponible lors des pics d’activités et être réactif Être force de proposition Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées