Gestionnaire administratif (h/f)

Affectation : Faculté des lettres
Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement

CDD 1 an, à pourvoir à compter du 26/05/2025

Catégorie : C Corps : Adjoint technique
Rémunération selon grille de la Fonction Publique

Mission :
Participer à la gestion administrative et de ressources humaines de la composante.
Être le référent administratif des Relations internationales.

Activités principales :
Gestion des ressources humaines

- Assurer l'accueil des enseignants
- Gérer les services d'enseignement des chargés d'enseignement vacataires (CEV) et des enseignants permanents
- Aider à la gestion de carrière des personnels enseignants (avancement, recrutement, états des services d'enseignement, heures complémentaires)

Gestion des emplois du temps
- Réaliser le planning d'occupation des salles et donc les emplois du temps des enseignants et des étudiants en tenant compte du calendrier universitaire de la faculté, des effectifs, de la capacité des salles et des maquettes d'enseignement
- Saisir et mettre à jour les emplois du temps dans le logiciel ADE
- Préparer et mettre à jour les guides horaires et salles

Être le référent administratif des Relations internationales de la composante
- Travail en binôme avec les correspondants pédagogiques RI de la composante

Pour les étudiants entrants et sortants :
- Accueillir et accompagner les étudiants pour toutes questions relatives aux Relations internationales
- Contrôler les échéances (dates limites inscriptions, bourses, stages.)

Mobilité entrante :
- Assurer le soutien logistique et participer à la journée d'accueil des étudiants en septembre
- Gérer le dispositif de parrainage interne
- Gérer les inscriptions administratives, pédagogiques et les contrats pédagogiques
- Établir les relevés de notes spécifiques

Mobilité sortante :
- Gérer les dossiers de candidature Erasmus et Hors Erasmus
- Gérer les dossiers de bourses des étudiants (Bourses Erasmus +, Aide à la mobilité internationale (AMI), Unistra.)
- Transcrire les relevés de notes en version anglaise et établir les suppléments aux diplômes

Gestion logistique de la composante
- Être le référent à l'outil d'inventaire et assurer, à ce titre, le suivi du parc informatique et bureautique ainsi que du mobilier et autres matériels de la composante et établir l'inventaire physique des biens mobiliers
- Assurer le suivi de la maintenance du matériel audio-visuel des salles de cours en gestion propre
- Gérer les stocks : fournitures de bureau, petit matériel, consommables
- Participer à la gestion du matériel audio-visuel et technique (réservations-sorties-retours)
- Participer à la gestion des clés (bureaux-boîtes aux lettres.) et des badges d'accès aux locaux et parkings

Contacts pour renseignements sur le poste :
Irène MONZON VALENCIA, responsable administrative et financière

Experience: Débutant accepté

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.